Quando sua mesa está uma bagunça, pode ser muito mais difícil ver as coisas que você precisa fazer. Dispositivos eletrônicos se acumulam, papéis ficam espalhados por toda parte e toda a área de trabalho fica cheia de itens não usados que simplesmente atrapalham. Com algumas novas ferramentas e um pouco de conhecimento organizacional, no entanto, você pode reformular completamente o layout da mesa do seu escritório com uma nova configuração que promove a eficiência e elimina a desordem. A chave está em utilizar adequadamente o espaço que você tem e criar um novo espaço onde você mais precisa.
Passos
Método 1 de 3: Reduzindo a desordem
Etapa 1. Jogue fora o lixo e itens desnecessários
Embarque em uma eliminação total de todos os itens incômodos, estranhos ou irrelevantes que estão lotando sua mesa. Isso inclui documentos desatualizados, lixo eletrônico, caixas vazias e suprimentos de escritório velhos ou não usados, bem como desordem mais óbvia, como pacotes de comida.
- Ao limpar sua mesa, livre-se de todas as coisas que puder fazer sem. Quanto mais você joga fora, mais espaço sobra para fazer um trabalho de verdade.
- Coloque uma lixeira ao lado de sua mesa para que o lixo não continue a se acumular.
Etapa 2. Decida o que precisa permanecer em sua área de trabalho e o que não
Classifique os itens restantes em grupos com base na importância para o seu trabalho e na frequência com que você os usa. Os suprimentos que você usa todos os dias podem ser organizados em organizadores de mesa adequados ou jogados em gavetas ao alcance, enquanto os itens não essenciais devem ser realocados em um local afastado ou totalmente descartados.
- Se você não souber como proceder da melhor maneira, comece classificando seus materiais de trabalho de 1 a 4 em termos de imediatismo. Os itens que recebem uma classificação de 1 podem permanecer na área de trabalho; itens com uma classificação de 2 podem ir para as gavetas; aqueles com 3s devem ser colocados em organizadores separados e aqueles com 4s podem ser armazenados.
- Para aumentar o seu espaço geral, você precisa criar uma abordagem mais focada e minimalista para os tipos de coisas que mantém ao seu redor.
Etapa 3. Reduza o tamanho para móveis mais simples
Você pode ter itens em sua mesa que considera essenciais que, no entanto, estão ocupando mais do que o seu quinhão do espaço de trabalho. Reavalie objetos volumosos, pesados ou de formato estranho e veja se valeria a pena substituí-los por versões menores e mais eficientes em termos de espaço. Por exemplo, você pode localizar uma fonte de luz mais compacta para substituir uma lâmpada de mesa superdimensionada e desatualizada.
- Isso lhe dará uma desculpa útil para fazer algumas compras para si mesmo - os tipos de produtos de escritório vendidos hoje tendem a ser menores e mais elegantes em comparação com seus equivalentes mais antigos.
- Procure por itens que tenham vários usos, como um carrinho de impressora que funciona como um armário de arquivo ou uma placa de identificação que também contém canetas.
Etapa 4. Reduza os objetos pessoais
Embora possa ser bom para o seu moral manter algumas fotos dos seus filhos ou de várias bugigangas da cultura pop em seu espaço de trabalho, muitos desses objetos começam a consumir um espaço valioso na mesa. Eles também podem facilmente se tornar uma distração, pois você será tentado a parar e admirá-los ao longo do dia.
- Limite seus pertences pessoais a um punhado de itens pequenos, como um retrato emoldurado do cachorro da família ou um bobblehead Garfield.
- Recapitule as diretrizes de decoração do seu empregador para ter uma ideia de quanto é certo manter.
Etapa 5. Deixe bastante espaço para trabalhar
A parte central da sua mesa deve ser reservada para o seu computador ou documentos importantes. Separe uma pequena área de um lado da mesa e use-a para preencher a papelada. Dê a si mesmo bastante espaço para os cotovelos, para não se sentir sufocado enquanto cuida das tarefas diárias.
Evite deixar outros itens vagarem no espaço que você reservou para suas funções principais de trabalho
Método 2 de 3: fazendo o melhor uso de seu espaço de armazenamento
Etapa 1. Use suas gavetas
Coloque seus suprimentos básicos e itens mais usados nas gavetas de cima para que estejam sempre à mão. Isso inclui coisas como utensílios de escrita, envelopes, formulários importantes e pastas de arquivo. Guarde as gavetas inferiores para suprimentos de reserva, materiais de referência e documentos que você só precisa consultar ocasionalmente. Reserve um pouco mais de tempo para organizar o conteúdo das gavetas de sua mesa para que você saiba exatamente onde tudo está quando precisar.
- Estoque papel de cópia, recargas de cartucho de impressora, canetas de tinta, grampos e outros itens que você costuma ler rapidamente para criar um cache de suprimentos pronto.
- Gavetas são zonas particularmente de risco para desordem. Revise suas gavetas a cada duas semanas e livre-se de tudo o que você não precisa que esteja interferindo na eficiência do layout de sua mesa.
Etapa 2. Invista em um organizador de gaveta
Todo o espaço de gavetas do mundo não fará nenhum bem se as próprias gavetas forem uma bagunça desordenada. Pare de simplesmente jogar coisas em sua mesa e, em vez disso, use um organizador de gavetas compartimentado que faz o trabalho de classificação e armazenamento para você. Organizadores dedicados serão úteis no dia a dia, pois permitem que você separe seus suprimentos da maneira que achar melhor, mantendo-os juntos em um só lugar.
- Identifique os vários compartimentos do organizador de gavetas para que seu conteúdo seja imediatamente identificável.
- Para mesas especialmente grandes ou cheias, tente usar vários organizadores de diferentes tamanhos e configurações que sejam propícios para manter o controle de seus suprimentos.
Etapa 3. Tenha um local dedicado para dispositivos eletrônicos
Se o seu laptop, tablet ou smartphone desempenha um papel fundamental em seu trabalho, fique à vontade para deixá-los de fora, mas isole-os em um canto ou gaveta especial. Dessa forma, eles não vão acabar se espalhando pela área de trabalho. Tente não depender de muitos dispositivos ao mesmo tempo, pois eles podem rapidamente se tornar um agravante em vez de uma ajuda.
- Configure uma “estação de carregamento” perto de uma tomada ou faixa elétrica onde seus dispositivos possam permanecer conectados e prontos para uso.
- Em geral, é melhor usar seus dispositivos digitais apenas quando forem estritamente necessários. A eletrônica também contribui para muita desordem mental.
Etapa 4. Mantenha malas e pastas fora do caminho
Mochilas, bolsas, sacolas para laptop, lancheira e outras transportadoras são volumosas e ocupam muito espaço, então não faz sentido cobrir sua mesa com elas. Guarde esses acessórios em outro lugar, de preferência ao lado ou embaixo de sua mesa, onde possam ser acessados sem ser um obstáculo. Tente colocar seus itens essenciais no menor número possível de malas no caminho para o trabalho todos os dias.
- Aproveite os armários ou salas de descanso para guardar pertences pessoais, caso sua empresa os ofereça.
- Ao armazenar acessórios maiores no nível do chão, tente não obstruir o espaço existente para caminhar.
Método 3 de 3: Apresentando Novas Ferramentas e Recursos
Etapa 1. Invista em uma bandeja de papel
Se você ainda não está usando uma bandeja de papel, está perdendo um espaço crucial na mesa e uma ferramenta de organização inestimável. As bandejas de papel apresentam várias camadas que você pode usar para dividir seus documentos de entrada, saída e em andamento, o que simplificará muito seu fluxo de trabalho. Isso significa que você nunca mais terá que vasculhar uma pilha de papéis desordenados.
- Considere a implementação de duas bandejas separadas: uma para o trabalho atual e outra para os arquivos que você não precisa, mas ainda não arquivou.
- Você também pode usar uma bandeja de papel para classificar e responder a correspondência não respondida que está se acumulando.
Etapa 2. Arquive os documentos em caixas
Os papéis que você não precisa diariamente podem ser pedidos, grampeados ou colocados em pastas de papel manilha e guardados em caixas de armazenamento etiquetadas. Você pode então encontrar um lugar para essas caixas em sua mesa ou escritório, ou no depósito de documentos especificado pela sua empresa.
- Caixas de armazenamento protegerão documentos importantes contra danos, derramamentos e acidentalmente extraviados ou jogados fora.
- Certifique-se de que todas as caixas estão devidamente etiquetadas e arquivadas sistematicamente.
Etapa 3. Mantenha seus utensílios de escrita em um só lugar
Para evitar que canetas soltas, lápis e marcadores de texto desapareçam no fundo da gaveta de lixo, junte-os e agrupe-os em uma bandeja ou organizador de copos. Crie um lar para o organizador em algum lugar da sua área de trabalho para que você sempre tenha um utensílio de escrita à mão.
- Jogue fora todos os utensílios que estiverem quebrados, secos ou sem tampa.
- Não se esqueça de manter alguns pacotes de reserva de canetas e marcadores em uma gaveta de baixo para o caso de você acabar.
Etapa 4. Pendure um pequeno quadro de avisos nas proximidades
Você pode usar um simples quadro de avisos de cortiça para prender avisos, pregar lembretes Post-It e manter documentos urgentes à vista. Se você tem um escritório só para você, monte o quadro de avisos na parede em algum lugar visível. Se você trabalha em um espaço compartilhado, tente amarrá-lo a uma divisória de cubículo ou até mesmo à lateral da mesa.
- Os quadros de avisos são extremamente eficientes em termos de espaço, pois permitem que você remova objetos inteiramente de sua mesa.
- Publicar fotos pessoais ou decorações no quadro de avisos irá liberar espaço em sua área de trabalho para itens mais essenciais.
Pontas
- Limpe, organize e reorganize sua mesa a cada duas semanas. Não faz muito sentido estabelecer um novo sistema para manter suas coisas em ordem se você não o seguir.
- Preste atenção ao seu fluxo de trabalho normal e continue a simplificar o layout e a configuração da sua mesa. A organização eficaz é um esforço contínuo.
- Sempre descarte o lixo imediatamente. Quanto mais você esperar para jogá-lo fora, maior será a probabilidade de deixá-lo sem controle.
- Se você trabalha em um espaço compartilhado, veja se seus colegas de trabalho estariam dispostos a colaborar com você na criação de medidas de organização que economizam espaço e soluções de armazenamento.
