Ao reservar o seu entretenimento, pense nos seus convidados, na natureza do seu evento e no seu orçamento. Você pode reservar opções de entretenimento como músicos, dançarinos, palestrantes e comediantes. Pesquise os tipos de performances e artistas que funcionam para o seu evento. Entre em contato com o animador e negocie a logística. Com um pouco de planejamento, você pode tornar seu próximo evento inesquecível!
Passos
Parte 1 de 3: escolhendo seu entretenimento
Etapa 1. Pesquise os custos totais do evento e defina um orçamento para entretenimento
Você pode já ter um orçamento em mente, mas tente dividir quanto pode alocar para entretenimento. Lembre-se de incluir outros custos, como comida, decoração e presentes, e veja o que sobrou em seu orçamento.
Etapa 2. Reserve com antecedência para garantir suas melhores escolhas
Considere suas opções de entretenimento bem antes do evento e planeje reservar o seu evento com antecedência. Os artistas costumam estar muito ocupados e podem fazer reservas com meses de antecedência.
Você não precisa se apressar para tomar uma decisão, mas consulte os calendários dos artistas para ter uma ideia de sua disponibilidade. Você pode ver os próximos eventos em seu site
Etapa 3. Escolha seu tipo de desempenho
Você pode escolher uma variedade de opções de desempenho, como músico, dançarino ou alto-falante. Tome sua decisão com base em seus convidados e estilo de evento. Leve em consideração a idade, a origem e a cultura de seus convidados. Pense nas suas necessidades de entretenimento para o evento e escolha um tipo de performance que se encaixe bem com o seu evento.
- Você quer um músico, como uma banda, cantor acústico ou DJ? Ou você está procurando uma apresentação de dança ou esquete de comédia?
- A festa é para aniversário de criança ou formatura? Ou isso é um chá de bebê?
- Você pode ser criativo e reservar entretenimento menos comum, como artistas de fogo, bambolê ou ventríloquo.
DICA DE ESPECIALISTA
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Etapa 4. Decida o gênero e o estilo
Talvez você queira contratar uma dançarina, mas há uma série de estilos de dança que você pode escolher. Você quer um balé, sapateado ou dançarina do ventre? Pense em qual estilo específico de música, comédia ou palestra você gostaria de apresentar. Isso ajudará a restringir sua pesquisa.
Etapa 5. Pesquise suas principais escolhas para artistas
Depois de ter uma ideia de gênero ou estilo, acesse a Internet e pesquise artistas que se encaixem em seus critérios. Procure alguém experiente e que tenha várias referências e críticas sólidas.
Tente descobrir detalhes como histórico de desempenho, nível de experiência, treinamento ou educação
Etapa 6. Assistir a apresentações ao vivo, pessoalmente ou gravações de vídeo
Vídeos do Google dos artistas que você está interessado em reservar. Procure por vídeos musicais ou gravações de apresentações ao vivo. Assista às apresentações para ter uma ideia do que esperar. Será uma boa opção para o seu evento?
Preste atenção em como a multidão reage à música ou à apresentação. Todos estão se divertindo? O artista se comporta bem? Responder a perguntas como essa pode ajudá-lo a classificar os artistas em potencial
Parte 2 de 3: Descobrindo a Logística
Etapa 1. Fale diretamente com um artista
Verifique o site deles para procurar informações de reserva. Alguns podem ter um número de telefone para ligar ou um formulário de contato para preencher. Mencione o local e a data do evento. Inclua detalhes como a natureza do evento e quaisquer expectativas que você possa ter. Seja conciso e amigável.
Você pode não entrar em contato com o artista diretamente, e tudo bem. Converse com seu gerente ou agente sobre o seu evento
Etapa 2. Use um agente de talentos ou agência de entretenimento, se desejar
O trabalho de um agente de talentos é emparelhar artistas e clientes para eventos ao vivo. Agências de entretenimento são empresas focadas em fornecer entretenimento para eventos. Você pode pesquisar empresas ou agentes online para ajudá-lo a encontrar artistas.
- Eles também podem ajudá-lo nos aspectos do negócio, como negociar o contrato e resolver os detalhes.
- Agentes e empresas recebem uma porcentagem de cada negócio de entretenimento, portanto, esteja atento a isso ao preparar seu orçamento.
- O tempo de resposta típico é de 3 a 5 dias. Envie outro e-mail se você não receber uma resposta após cerca de 5 dias.
Etapa 3. Consulte seu local sobre quaisquer restrições de eventos
Se o seu local está reservado ou você ainda está decidindo, verifique com o local para discutir o seu evento. Alguns locais são mais adequados para determinados eventos do que outros, e é útil verificar o local antes de decidir o entretenimento.
- Você pode ligar ou enviar e-mail diretamente para o local, ou pesquisar em seu site para obter informações.
- Certifique-se de que haja espaço suficiente para o entretenimento em que está pensando. Além disso, pense se o seu evento será interno ou externo.
- Por exemplo, se você quiser reservar um DJ, eles precisarão de espaço para montar o equipamento de áudio e uma ou duas mesas. Você também vai querer espaço para uma pista de dança e talvez um laser ou dois! Tenha isso em mente quando estiver procurando por locais ou reservando seu apresentador.
Etapa 4. Solicite uma consulta com seu artista ou agente de reservas
É mais fácil superar as expectativas e discutir os preços cara a cara. Se o seu animador tiver tempo e se estiver de acordo com a sua programação, marque uma reunião para repassar o seu evento.
Etapa 5. Discuta quaisquer perguntas, solicitações e requisitos com seu executor
Você pode discutir pessoalmente ou por telefone. Faça qualquer pergunta para o artista ou seu gerente e responda e perguntas para esclarecer a natureza do seu evento. Certifique-se de perguntar se o seu artista tem requisitos específicos.
- Se você tiver algum pedido específico, como músicas ou mensagens, avise-os com antecedência.
- Revelar todos esses detalhes antes do evento ajuda a evitar falhas de comunicação e garante que todos estejam felizes e se divertindo.
Etapa 6. Combine a taxa de reserva
A maioria dos artistas cobra uma taxa padrão, geralmente por hora. O artista ou seu agente lhe oferecerá um preço e você poderá discutir o preço de acordo com o seu orçamento. Talvez você discuta como fazer com que a taxa funcione dentro do seu orçamento, como encurtar o tempo. Ou talvez eles tenham ajustado as taxas com base na natureza do seu evento.
- Negocie o preço com o intérprete propondo uma taxa 10% inferior ao que eles oferecem.
- Não há problema em desistir de sua oferta proposta se ela não funcionar para você. Simplesmente diga: “Isso não está no meu orçamento. Desculpe-me por qualquer inconveniência."
Etapa 7. Escreva e assine um contrato se quiser acordos oficiais
Você e seu artista podem conversar sobre os detalhes e negociar seus acordos até que ambas as partes estejam satisfeitas. Em seguida, coloque os acordos por escrito, para que todos tenham clareza sobre as expectativas e a taxa de pagamento. Faça com que o artista e seu agente ou gerente assinem o contrato e, em seguida, assine-o você mesmo.
Você também pode fazer um acordo verbal, se preferir
Parte 3 de 3: Preparação para um grande evento
Etapa 1. Designe seu espaço de atuação
Escolha onde você deseja apresentar seu entretenimento. Limpe sua área e arrume todos os móveis ou decorações, como palco, pista de dança e equipamento de som.
Você pode basear seus preparativos em qualquer outra reserva e na natureza do seu evento. Por exemplo, talvez você esteja esperando um pedido de bufê
Etapa 2. Certifique-se de que todos os convidados possam ver e ouvir seu entretenimento
Antes do evento, teste o local da apresentação e o equipamento de som. Verifique se o microfone funciona e se o som pode ser ouvido de todos os ângulos da sala. Se você tiver uma performance visual, fique em vários pontos da sala para verificar a visibilidade.
Faça ajustes na localização e no som de seu artista conforme necessário
Etapa 3. Planeje atrasos de programação, apenas para garantir
Até a Broadway prepara substitutos, então esteja pronto para tudo. Você deve sempre esperar o inesperado e ter alguma flexibilidade ao planejar eventos. Tenha em mente algumas ideias que preencham o seu tempo para um atraso de 30 minutos ou 3 horas.
- Você pode ter um animador de reserva, uma breve apresentação ou boas-vindas, por exemplo.
- Caso seu DJ cancele, você pode planejar tocar sua própria música. Use CDs, aplicativos de telefone celular ou seu computador.
- Se o seu comediante estiver atrasado, peça para alguém improvisar antes de chegar lá!
