Como arquivar em ordem alfabética (com imagens)

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Como arquivar em ordem alfabética (com imagens)
Como arquivar em ordem alfabética (com imagens)
Anonim

O arquivamento alfabético é uma forma fundamental de organizar documentos que permite armazenar, acessar e gerenciar rapidamente seus arquivos pessoais e comerciais

Ao implementar o arquivamento em ordem alfabética em sua vida, você garantirá que todos os documentos estejam protegidos e prontamente disponíveis. Existem muitas regras sobre como arquivar em ordem alfabética em inglês para preservar um sistema de arquivamento adequado. Felizmente, é simples começar com novos documentos e ainda não é uma alteração difícil de fazer se você precisar reorganizar!

Passos

Parte 1 de 2: Arquivamento em ordem alfabética

Arquivo em ordem alfabética, etapa 1
Arquivo em ordem alfabética, etapa 1

Etapa 1. Decida o sistema alfabético que você usará

Mesmo algo aparentemente tão simples como o arquivamento em ordem alfabética oferece várias opções de escolha. É importante que você escolha um sistema e o use de forma consistente.

  • O arquivamento letra a letra considera cada letra de cada palavra na ordem de aparecimento, ignorando os espaços entre as palavras.
  • O arquivamento palavra por palavra ordena os itens com base na primeira letra de cada palavra em sucessão.
  • O arquivamento unidade por unidade leva em consideração cada palavra, abreviatura e inicial, itens de pedido de acordo com estes. O sistema unidade por unidade é geralmente recomendado.
Etapa 2 do arquivo em ordem alfabética
Etapa 2 do arquivo em ordem alfabética

Etapa 2. Itens do grupo

Depois de ter todos os itens que você precisa para arquivar, decida como deseja agrupar os arquivos. Você pode escolher o formato do dicionário, no qual todos os arquivos são colocados em uma ordem alfabética, independentemente do tipo de arquivo ou dos itens que ele contém. Você também pode usar o formato de enciclopédia, no qual os itens são agrupados por tipo ou assunto e, em seguida, cada grupo é organizado em ordem alfabética.

Se você tiver muitos tipos diferentes de itens para arquivar (receitas, recibos de impostos, cartas, etc.), pode ser útil usar o formato de enciclopédia. Agrupe os itens por tipo primeiro e, em seguida, ordene os itens em ordem alfabética em cada grupo. Mantenha os grupos separados usando divisórias ou códigos de cores

Etapa 3 do arquivo em ordem alfabética
Etapa 3 do arquivo em ordem alfabética

Etapa 3. Indexar seus arquivos

A indexação é a maneira de colocar cada seção de um título na unidade correta. Para indexar itens antes de arquivá-los, você deve decompor os elementos do nome de cada item e criar um novo nome em ordem alfabética, que pode ser diferente do nome padrão. Por exemplo:

  • Suponha que você tenha os seguintes itens para indexar e arquivar: um artigo sobre aardvarks intitulado “Nocturnal Feeding of Aardvarks”, uma biografia da notável especialista em aardvark Jane A. Doe e um folheto promocional para uma exibição de aardvark no Zoológico de Detroit.
  • A biografia de Jane A. Doe seria indexada como “Doe, Jane A.," já que os sobrenomes vêm em primeiro lugar no arquivamento. Ela seria arquivada com a letra “D.”
  • O artigo “Alimentação noturna de porcos-da-terra” pode ser indexado no estado em que se encontra, se você escolher o agrupamento em estilo de dicionário. Poderia ser arquivado sob a letra “N” (de “Noturno”), usando este agrupamento.
  • Alternativamente, você pode indexar “Alimentação noturna de porcos-da-terra” como “Porcos-da-terra, alimentação noturna de.” Isso faria sentido se você estivesse usando um agrupamento no estilo enciclopédia, e não apenas itens de arquivamento relacionados a aardvarks. O item seria então arquivado em “A”.
  • O folheto promocional pode ser indexado como “Aardvarks, exposições (Detroit Zoo)." Isso faria sentido se você espera ter vários materiais em exposições aardvark - por exemplo, você pode ter outro item a ser indexado como “Aardvarks, exposições (Toledo Jardim zoológico)."
  • Como alternativa, o folheto promocional pode ser indexado como "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)". Isso pode fazer sentido se você espera ter vários itens relacionados ao Zoológico de Detroit ou se deseja usar um agrupamento no estilo enciclopédia para arquivar itens por localização geográfica.
Etapa 4 do arquivo em ordem alfabética
Etapa 4 do arquivo em ordem alfabética

Etapa 4. Ordene os arquivos em ordem alfabética de acordo com seus nomes indexados

A regra geral para arquivar em ordem alfabética é organizar os itens em ordem de A (primeiro) a Z (último). Use informações cada vez mais específicas para distinguir e solicitar itens separados. Por exemplo:

  • A ordem de seus arquivos indexados na etapa anterior poderia ser (dependendo do sistema que você usa): “Doe, Jane A.,” “Detroit Zoo (Aardvark Exhibit),” e “Nocturnal Feeding of Aardvarks” OU “Aardvarks, exposições (Zoológico de Detroit),”“Aardvarks, Nocturnal Feeding of”e“Doe, Jane A.”
  • Um arquivo para “Wallaby” viria depois de um arquivo para “Emu”. Um arquivo para "Kangaroo" viria no meio, e um arquivo para "Aardvark" viria antes de um para "Bear" e outro para "Emu". Isso lhe daria a seguinte ordem de arquivo: "Aardvark," "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
  • Se você adicionar um arquivo para “Tamanduá”, ele virá depois de todos os arquivos para “Aardvark”. Como ambos começam com a letra “A”, você deve olhar a segunda letra de cada palavra (“N” e “A”, respectivamente) para determinar a ordem e, em seguida, organizar os arquivos com base nisso. A nova ordem seria: "Aardvark", "Tamanduá", "Urso", "Emu", "Canguru", "Wallaby".
Arquivo em ordem alfabética, etapa 5
Arquivo em ordem alfabética, etapa 5

Etapa 5. Rotule suas pastas de arquivos

Para facilitar a localização de itens, rotule cada pasta de arquivo com o nome indexado adequado do (s) item (ns) que contém. Isso também facilitará a introdução de novos arquivos na ordem adequada.

  • Coloque os itens na pasta designada para eles.
  • Também pode ser útil codificar com cores seus arquivos para melhorar a usabilidade. Por exemplo, se você estiver usando um agrupamento no estilo enciclopédia, dê a cada grupo uma cor separada e rotule cada item / arquivo em cada grupo com sua respectiva cor.
Etapa 6 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 6 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 6. Documentar o sistema de indexação e arquivo

Seja consistente com seu sistema de indexação e arquivo, seja ele qual for. Certifique-se de que qualquer pessoa com acesso aos arquivos conheça o sistema. Por exemplo, você pode criar e compartilhar um documento que detalha as regras do sistema de arquivamento. Isso ajudará todos a usarem o sistema de arquivamento de maneira eficiente.

Etapa 7 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 7 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 7. Arquive os novos itens adequadamente

Coloque os arquivos no gabinete com base nos nomes indexados e em ordem alfabética, de acordo com o sistema que você usa. Mude os arquivos atuais conforme necessário para colocar os novos arquivos no lugar correto.

Parte 2 de 2: Lidando com Casos Especiais

Arquivo em ordem alfabética, etapa 8
Arquivo em ordem alfabética, etapa 8

Etapa 1. Arquive os itens com seus termos significativos

Às vezes, faz sentido arquivar itens com base em palavras-chave, independentemente da ordem em que as palavras em um título ou nome aparecem. Isso garante que um arquivo possa ser indexado e localizado usando o termo mais lógico. Por exemplo

“First Bank of Chicago” pode ser indexado e arquivado como “Chicago, First Bank of.” “Chicago” é o termo-chave nesta entrada, em vez de “Primeiro” ou “Banco”, especialmente se você tiver outros itens com nomes semelhantes, como “First Bank of Tulsa” ou “Chicago Bank and Trust”

Arquivo em ordem alfabética, etapa 9
Arquivo em ordem alfabética, etapa 9

Etapa 2. Ordene os nomes pelo sobrenome

Os padrões de arquivamento típicos recomendam indexar os indivíduos pelo sobrenome primeiro, uma vez que o sobrenome é considerado o termo significativo.

  • Assim, “Jane A. Doe” seria indexada e arquivada como “Doe, Jane A.”
  • Coloque os títulos (Dr., Sra., Major, etc.) no final. “Dr. Jane A. Doe,”por exemplo, seria indexada e arquivada como“Doe, Jane A., Dra.”
  • Geralmente, os nomes dos pedidos são escritos, letra por letra. Por exemplo, “MacDonald” viria antes de “McDonald”. Da mesma forma, "D '," "L'," "Le", "de" etc. são considerados como parte do nome, não unidades separadas. Por exemplo, peça os arquivos "Heinlein", "Le Guin" "L’Engle" e "Wolfe" nessa ordem (e NÃO como "L’Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
  • Uma exceção comum a essas regras sobre nomes é quando o nome de um indivíduo faz parte do nome de uma empresa ou organização. Nesses casos, trate o nome do indivíduo como unidades dentro do nome da empresa. Por exemplo, “Jane A. Doe Pest Control” seria arquivado em “J,” e NÃO indexado como “Doe, Jane A. Pest Control.”
Arquivo em ordem alfabética, etapa 10
Arquivo em ordem alfabética, etapa 10

Etapa 3. Ignore artigos, conjunções e preposições

Artigos (como "um", "uma" e "o"), conjunções (como "e", "mas" e "ou") e preposições (como "para", "de" e “Em”) são geralmente ignorados ao indexar e preencher em ordem alfabética, uma vez que não são considerados termos significativos. Este é o caso mesmo quando eles formam o início do nome de um item. Por exemplo:

  • "Uma investigação de práticas de alimentação de emu" seria arquivado em "E" para "emu" (a palavra significativa no título deste item), em vez de "A" para "um".
  • “Doe and Smith Pest Control” seria arquivado após “Doe, Jane A.” Ambos os nomes indexados começam com a palavra “Doe”, então você passa para o próximo termo significativo em cada um (“Smith” e “Jane,” respectivamente) para determinar a ordem do arquivo. Ignore a palavra “e”, uma vez que não é significativa.
Etapa 11 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 11 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 4. Trate as abreviações como se tivessem sido escritas por extenso

Ao indexar e arquivar itens, você pode encontrar abreviações como “Mfg.” (para "Fabricação") ou "Inc." (para “Incorporado). Geralmente, você deve indexar e arquivar itens como se essas abreviações tivessem sido escritas por extenso, em vez de simplesmente como sequências de letras.

Por exemplo, “Jane A. Doe Mining Company” seria arquivado após “Jane A. Doe Mfg.”

Etapa 12 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 12 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 5. Numerais do arquivo normalmente

Ao arquivar itens em ordem alfabética, você pode encontrar numerais em seus títulos. Geralmente, números de arquivo normalmente, ao invés de como se estivessem escritos por extenso. Os números também são arquivados antes das cartas.

  • Por exemplo, “3M Company” seria arquivado antes de “100 Great Business Ideas” (já que “3” vem antes de “100”).
  • “Grandes ideias de negócios” e “Grandes líderes de negócios” seriam arquivados após “100 grandes ideias de negócios”, uma vez que os números são organizados antes das letras.
  • Os números que já estão escritos são tratados como palavras, em vez de numerais. Por exemplo, arquive os itens “100 Grandes Líderes de Negócios”, “Grandes Idéias de Negócios” e “Duzentas Grandes Idéias de Negócios”, nessa ordem.
  • Se isso servir aos seus propósitos de arquivamento, entretanto, você pode abrir uma exceção e sempre arquivar os números como se estivessem escritos por extenso.
Etapa 13 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 13 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 6. Lide com quaisquer caracteres especiais

Quaisquer caracteres não alfabéticos ou não numéricos que você encontrar ao indexar e arquivar itens devem ser levados em consideração. O que fazer com esses caracteres, no entanto, depende de seu tipo:

  • A pontuação (como apóstrofos, pontos e vírgulas) geralmente é ignorada ao indexar e arquivar itens. Por exemplo, registre “Washington’s Best Coffee” e “Washington State Fair” nessa ordem.
  • Os diacríticos são tratados como a letra correspondente, sem a marca diacrítica. Por exemplo, arquive “Éclair” como “Eclair” e “Über” como “Uber”. A exceção é quando você está arquivando de acordo com o alfabeto de um idioma que usa diacríticos; nesse caso, você deve seguir a ordem alfabética normal desse idioma.
Etapa 14 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 14 do Arquivo em Ordem Alfabética

Passo 7. Use a regra geral “nada antes de algo” quando necessário

Geralmente, os espaços (incluindo pontuação e outros elementos que são ignorados) são ignorados ao preencher em ordem alfabética. No entanto, nos casos em que você tem itens que começam da mesma maneira, use um espaço ou a regra "nada antes de algo" para determinar a ordem de arquivamento.

  • Por exemplo, arquive “North East Bank”, “North East Manufacturing” e “Northeast Bank”, nessa ordem.
  • Da mesma forma, "Doe, Jane A." seria arquivado antes de "Doe, Jane A., Dr."
Etapa 15 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 15 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 8. Distinguir arquivos por informações mais detalhadas, quando necessário

Em casos mais raros, as informações alfabéticas não são suficientes para determinar a ordem dos arquivos. Nesses casos, você deve utilizar mais informações para indexar e solicitar itens. Marque essas informações adicionais nos respectivos arquivos para ajudá-lo a distingui-los. Por exemplo:

  • Se você tivesse itens para duas pessoas diferentes chamadas Jane A. Doe, poderia encomendá-los pela data de nascimento. O arquivo “Doe, Jane A. (n. 1853)” viria, portanto, antes do arquivo “Doe, Jane A. (n. 1967).
  • Você também pode solicitar itens de acordo com a geografia quando precisar fazer distinções. Se você tiver arquivos para três bancos diferentes em três locais diferentes, e cada banco for chamado de “First United Bank and Trust”, você poderá ordená-los alfabeticamente na ordem “First United Bank and Trust (Geórgia)”, “First United Bank e Trust (Oklahoma)”e“First United Bank and Trust (Dakota do Sul).”
  • Da mesma forma, se você tivesse itens para dois ursos ou tipos de ursos diferentes, você os distinguiria ainda mais, com base na espécie, localização geográfica, etc. Por exemplo, você pode ter arquivos em "Urso, Marrom" e "Urso, Grizzly" (nessa ordem), ou arquivos em "Bears (European)" e “Bears (North American)” (nessa ordem).
Etapa 16 do Arquivo em Ordem Alfabética
Etapa 16 do Arquivo em Ordem Alfabética

Etapa 9. Divulgar exceções e regras especiais

Certifique-se de que todos que usam seus arquivos saibam sobre quaisquer exceções às diretrizes padrão que são consideradas em seu sistema de arquivamento. Isso ajudará a garantir que todos possam usar o sistema de arquivamento de maneira adequada e eficiente.

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