Organizar um arquivo pode ser difícil, seja um armário doméstico cheio de contas pagas e informações fiscais ou um armário de trabalho com projetos concluídos e faturas. Organize seu arquivo eliminando arquivos antigos, encontrando um sistema de arquivo que funcione para você e mantendo-o continuamente.
Passos
Parte 1 de 4: Eliminando Documentos Antigos
Etapa 1. Compre um arquivo, se não tiver um
Procure um gabinete de boa qualidade com um bom tamanho para sua casa ou escritório dentro do seu orçamento. Considere um gabinete à prova de fogo e à prova d'água, no caso de qualquer desastre natural que possa atingir sua casa. Muitos desses armários são encontrados em lojas locais, lojas de móveis, carpintarias e shoppings.
Etapa 2. Comece a examinar seus arquivos
Separe tudo o que for obviamente antigo ou desnecessário. Deixou de lado:
- Recibos de produtos que você não possui mais.
- Lixo eletrônico
- Contas antigas de serviços que você não usa mais
- Cartas comerciais de um antigo emprego
- Selos que você não precisa mais
Etapa 3. Não tenha medo de se livrar das coisas
Embora certos documentos como certidões de nascimento e informações fiscais sejam obviamente importantes, pode haver lixo eletrônico ou recibos antigos que parecem importantes, mas na verdade não são. Pense em cada documento ao tomar sua decisão e pense se ele pode realmente ser útil no futuro. Se você não perderia se ele desaparecesse por um ano, provavelmente não há problema em jogá-lo fora.
Etapa 4. Tenha cuidado ao jogar coisas fora no trabalho
Certifique-se de perguntar aos seus supervisores antes de jogar qualquer coisa fora, pois pode ser mais importante do que você pensa. Sua empresa também pode ter políticas sobre por quanto tempo as coisas devem ser mantidas e como devem ser descartadas.
Etapa 5. Decida quais coisas precisam ser mantidas
Isso geralmente dependerá de quão recentes ou úteis eles são. Use discrição e pense se os documentos serão úteis ou necessários no futuro. Se eles são realmente importantes, mantenha-os. Para informações fiscais, registros de seguros e documentos vitais, guarde-os pelos seguintes períodos de tempo:
- Mantenha as informações de declaração de impostos por 7 anos, bem como todos os recibos de itens que você deduziu de seus impostos. O IRS pode auditar qualquer devolução até 6 anos após o preenchimento de seus impostos.
- Mantenha registros de seguros, declarações de hipotecas e comprovantes de doações de caridade por até três anos.
- Certifique-se de guardar documentos muito importantes, como certidões de nascimento e casamento, carteiras de seguridade social, títulos, escrituras e passaportes. Mantenha-os seguros e nunca se livre deles.
Etapa 6. Fragmente todos os documentos que você separou
Jogar fora documentos não fragmentados pode deixar suas informações pessoais expostas a qualquer pessoa que as veja. Mesmo que você não tenha certeza se o documento é confidencial, é melhor destruí-lo, pois ele pode conter endereços, datas de nascimento ou outras informações.
Etapa 7. Destrua ou destrua a mídia digital também
Muitas cidades e empresas terão dias difíceis em que moradores ou funcionários podem trazer disquetes, CDs ou discos rígidos antigos para serem destruídos. Eles vão se certificar de que isso seja feito corretamente.
Parte 2 de 4: Organizando Seus Documentos Importantes
Etapa 1. Comece a organizar os arquivos restantes
Vá para uma escrivaninha ou mesa grande e organize os papéis em pilhas que sejam lógicas e sensatas para você. Eles se tornarão seus arquivos individuais. Faça pilhas que o ajudarão a encontrar exatamente o que procura. Considere categorias para armários domésticos, como:
- Serviços de utilidade pública
- Auto
- Médico
- Bicho de estimação
- O negócio
- Casa
- Impostos
- Finanças
Etapa 2. Peça conselhos aos colegas de trabalho sobre os gabinetes de trabalho
Pode haver convenções específicas da empresa para a organização de documentos em seu local de trabalho. Caso contrário, arquive em ordem cronológica ou alfabética. Pergunte aos seus colegas de trabalho quais sistemas funcionam melhor para eles.
Etapa 3. Mantenha suas categorias simples
Quanto mais específico você for, mais arquivos terá, o que significa mais desordem em seu gabinete. Mantenha seus arquivos principais mais gerais e organize os documentos dentro deles.
Etapa 4. Decida se deseja organizar por nome ou data
Depois de colocar cada papel na pilha correta, comece a organizá-los de uma forma que facilite a localização.
- Para listagens em ordem alfabética, como marcas em recibos, coloque os itens começando com A no topo da pilha, descendo até Z.
- Para arquivamentos cronológicos, como datas de declarações de impostos, coloque os documentos mais recentes no topo da pilha, trabalhando para os documentos mais antigos na parte inferior.
Etapa 5. Coloque cada uma de suas pilhas em uma pasta
Coloque os papéis de forma que o documento no topo da pilha fique na frente da pasta. Isso manterá os documentos na mesma ordem em que você os organizou.
Parte 3 de 4: Tornando os arquivos fáceis de encontrar
Etapa 1. Rotule claramente cada pasta
Certifique-se de que a escrita na guia seja grande, legível e faça sentido para você e outras pessoas em seu escritório ou família. Use um criador de etiquetas para maior clareza.
Etapa 2. Deixe cada gaveta conter sua própria categoria e identifique-a claramente
Divida seus arquivos entre as gavetas de maneiras que façam sentido para você, com cada gaveta contendo uma categoria distinta. Cada categoria deve conter arquivos relacionados, o que o ajudará a encontrar as coisas mais facilmente.
- Informações financeiras como documentos fiscais, arquivos de investimento e declarações de hipotecas podem ir para uma gaveta.
- Documentos pessoais como certidões de nascimento, passaportes e registros médicos podem ir para outra gaveta.
- Os manuais de instruções para vários itens podem ir em outro.
Etapa 3. Considere o uso de pastas coloridas
Se você memorizar a cor correspondente, seus papéis ficarão muito mais fáceis de serem encontrados. Se você já tiver pastas manilla, adicione cor a elas com marcadores ou marcadores coloridos. Etiquetas coloridas podem ser usadas de forma mais sutil para o mesmo propósito.
Etapa 4. Use seu sistema de cores para criar subcategorias em suas gavetas
Uma gaveta de materiais informativos, por exemplo, pode ser dividida em pastas como "Manuais de eletrônicos", "Manuais de ferramentas elétricas" e "Manuais de suprimentos de limpeza".
Etapa 5. Altere seu sistema se não fizer sentido
Depois de um ou dois meses de uso, não tenha medo de mudar as coisas que não estão funcionando para você. Mova arquivos diferentes para a frente ou divida categorias difíceis de distinguir. Lembre-se de que seu arquivo é um sistema para você e precisa estar de acordo com seu fluxo de trabalho.
Parte 4 de 4: Mantendo a Organização
Etapa 1. Seja proativo para se manter organizado
Preste atenção imediata à correspondência e aos documentos conforme eles chegam e, depois de lidar com eles, arquive-os imediatamente.
Etapa 2. Configure uma caixa de entrada em sua casa ou escritório
Verifique sua correspondência recebida uma vez por dia. Você não perderá nada dessa forma e não se acumulará. Arquivar não vai parecer uma tarefa tão árdua que é feito um pouco de cada vez.
Etapa 3. Reorganize seu gabinete com freqüência
Recomenda-se a reorganização anual e você pode até mesmo limpá-la trimestralmente se tiver um grande número de arquivos. A principal fonte de desordem em arquivos de documentos são documentos antigos de que você não precisa mais, então remova e destrua os arquivos antigos conforme necessário.
Etapa 4. Considere converter alguns de seus arquivos em mídia digital
Quanto mais documentos você pode manter em formato digital, menos desordem física você terá em um arquivo. Bons candidatos para digitalização incluem recibos, comprovantes de doação ou extratos bancários. Alguns podem até já estar disponíveis online.
Etapa 5. Faça um documento mestre
No documento, explique como funciona o seu sistema de arquivamento e onde as coisas estão localizadas. No caso de uma emergência ou problema imprevisto, outras pessoas podem precisar saber como procurar seus arquivos.
Pontas
- Mantenha seus arquivos trancados se você tem filhos curiosos ou parentes curiosos.
- Se você tiver problemas para abrir a fechadura, consulte Como abrir uma fechadura de arquivo.
- Armazene documentos muito confidenciais, como certidões de nascimento ou títulos de propriedade em um cofre ou caixa de documentos à prova de fogo, se você estiver preocupado que o arquivo não seja seguro o suficiente.
Avisos
- Se você mora em uma área sujeita a terremotos, fixe os armários em uma parede estável. Isso evitará que eles caiam sobre uma pessoa ou bloqueiem uma porta durante um evento sísmico.
- Carregue seus arquivos com cuidado. Se uma gaveta de cima estiver cheia e as de baixo estiverem vazias, ela pode tombar.
