Arquivos em papel podem ser uma dor, especialmente quando eles se acumulam na sua mesa. Para obter um melhor controle de seus recibos e papéis perdidos, tente classificar todos os seus documentos não arquivados. Em seguida, use um arquivo ou gaveta para organizar seus arquivos em uma variedade de pastas. Se você deseja eliminar totalmente a desordem do escritório, pode enviar seus documentos para um computador, wiki ou outro sistema baseado em nuvem. Com um plano básico estabelecido, você pode gerenciar melhor muitos tipos de arquivos em seu espaço de escritório!
Passos
Método 1 de 3: filtrando seus documentos
Etapa 1. Separe os documentos que precisam ser arquivados daqueles que você ainda usa
Ao começar a organizar seus papéis, faça uma pilha para os que estão prontos para serem guardados e uma pilha separada para os que precisam ficar em sua mesa. Obtenha um organizador de papel de 2 slots para sua mesa, para que seus documentos permaneçam organizados mesmo após o processo inicial de classificação e arquivamento. Guarde os documentos que você usará em um compartimento e os que estiverem prontos para serem arquivados em outro.
Etapa 2. Escolha um dia da semana para arquivar sua papelada
Não deixe suas cestas de novos documentos ficarem fora de controle; em vez disso, reserve um ou dois dias para classificar e organizar seus arquivos. Se você não lida com muitos recibos e documentos em seu espaço de trabalho, pode precisar de apenas 1 dia para concluir o trabalho. No entanto, se o seu trabalho envolve muita papelada, você pode querer reservar 2 a 3 dias para organizar seus documentos desorganizados.
Classificar seus arquivos a cada semana torna o processo de organização muito mais gerenciável
Etapa 3. Rotule todos os seus arquivos com datas de descarte para evitar confusão
Antes de preencher qualquer novo documento, examine a data e o conteúdo de cada arquivo com cuidado. Se o documento pertencer a um projeto em andamento ou outro problema, escreva “em andamento” na parte superior do arquivo. Se o artigo discutir um projeto concluído, rotule o arquivo como "concluído". Além disso, marque uma hora em que o arquivo não é mais necessário e o documento pode ser destruído ou reciclado.
Se você estiver verificando arquivos rapidamente, essas anotações podem ajudá-lo a encontrar o arquivo correto com mais eficiência
Etapa 4. Recicle quaisquer documentos irrelevantes em vez de arquivá-los
Não presuma que todo arquivo merece um lugar em seu arquivo ou gaveta. Em vez disso, reserve todos os documentos desnecessários em sua lixeira. Se seus arquivos contiverem informações pessoais, destrua os documentos em vez de reciclá-los.
Destrua todos os arquivos com informações financeiras e de conta, seu número de segurança social ou outros detalhes confidenciais
Método 2 de 3: Escolha de um sistema de classificação
Etapa 1. Escolha um espaço de armazenamento físico para seus arquivos
Examine o layout de sua área de trabalho e pense em qual sistema de arquivamento funcionaria melhor. Se você tem um escritório, um grande arquivo pode ser uma boa opção. No entanto, se você tiver um espaço de trabalho menor, uma gaveta de arquivo ou lixeira pode fazer mais sentido logisticamente.
- Ao adquirir um novo sistema de armazenamento, tente priorizar a qualidade sobre o preço.
- Independentemente do seu sistema de arquivamento, certifique-se de colocar os documentos confidenciais em uma pasta segura.
Etapa 2. Organize seus documentos por data, se os arquivos forem sensíveis ao tempo
Escolha um sistema organizacional que faça mais sentido para sua empresa ou espaço de escritório. Se o seu trabalho é centrado em prazos, tente ordenar suas pastas com a data mais recente na frente. Com o passar dos dias, continue adicionando novas pastas e arquivos à frente do arquivo ou gaveta.
- Você pode ter arquivos separados por dias, semanas ou meses, por exemplo.
- Por exemplo, se você trabalha como consultor tributário, faria sentido arquivar os documentos de seus clientes por data.
- Este sistema funciona bem para indivíduos que trabalham com materiais urgentes.
Etapa 3. Projete um sistema de classificação baseado em calendário se você lida com arquivos cronológicos
Se você lida com um grande volume de arquivos no espaço do seu escritório, tente adicionar um sistema de arquivamento “revolvedor” aos seus armários e gavetas. Semelhante a um calendário, o sistema “tickler” usa 12 pastas grandes para representar cada mês, com 28-31 subpastas que acompanham cada pasta grande para cada dia do mês. Tente usar este método se você tiver um trabalho com data.
- Por exemplo, se você trabalha para uma empresa de exportação, pode ser mais fácil classificar seus arquivos por mês e data em vez de uma categoria geral.
- Este sistema é melhor para indivíduos que preferem uma organização numérica concreta, em oposição à codificação por cores.
Etapa 4. Classifique seus arquivos por tópico se preferir categorizar seus artigos
Escolha categorias diferentes para suas pastas e ordene-as por relevância. Ao organizar seu arquivo ou gaveta, coloque as pastas com mais relevância e importância na frente. Continue classificando seus arquivos com isso em mente, para que você tenha fácil acesso a documentos importantes.
Por exemplo, se você é um consultor financeiro de uma empresa, faria mais sentido classificar seus documentos por importância e relevância, como "investimentos", "folha de pagamento" e "impostos"
Etapa 5. Selecione nomes de categorias gerais para seus arquivos
Não use rótulos longos e excessivamente específicos para suas pastas. Em vez disso, tente escolher rótulos gerais e inclusivos, para que você não tenha dificuldade em classificar novos arquivos mais tarde. Se você deseja criar um sistema de arquivamento mais específico, tente adicionar subpastas ao seu sistema de arquivamento maior e mais geral.
Por exemplo, “Relatórios de despesas de 3 de abril” não seria uma boa categoria para uma pasta geral, pois é muito específica. Em vez disso, rotule a pasta como “Relatórios de despesas”, que é muito mais aberto
Gorjeta:
Os fabricantes de etiquetas são uma maneira fácil e eficiente de categorizar seus arquivos.
Etapa 6. Codifique seus documentos com cores para criar um sistema visualmente atraente
Invista em uma variedade de pastas e rótulos de arquivo multicoloridos. Em seguida, atribua diferentes categorias de arquivo a diferentes cores de pasta e etiqueta, para que você possa manter seu sistema de arquivamento consistente. Tente usar as mesmas cores e categorias em todos os seus armários e gavetas, para que você possa acessar vários arquivos de forma rápida e eficiente.
- Por exemplo, rotule suas pastas amarelas para correspondência de e-mail, pastas vermelhas para formulários relacionados a impostos e pastas verdes para folha de pagamento.
- Tente usar esquemas de cores e rótulos fáceis de lembrar. Por exemplo, o verde pode ser um ótimo rótulo de cor para formulários financeiros, uma vez que o verde costuma ser associado a dinheiro.
- Este sistema é melhor para alunos visuais.
Método 3 de 3: adotando uma abordagem digital
Etapa 1. Digitalize seus arquivos de papel para armazená-los digitalmente
Sempre que você adicionar um novo arquivo ao seu armário ou gaveta, use um scanner para carregar uma versão digital do arquivo para o seu computador. Se precisar acessar um arquivo rapidamente, você terá um tempo muito mais rápido e fácil pesquisando em seu computador desktop do que vasculhando várias pastas. Se todo o seu sistema de arquivamento for em papel, digitalize e carregue seus arquivos para criar um backup digital.
- Não se estresse se você não tiver um sistema de arquivamento digital! Basta digitalizar e fazer upload de seus arquivos em uma pasta de cada vez.
- Você também pode verificar arquivos usando determinados aplicativos de telefone.
Etapa 2. Escolha nomes consistentes para todos os seus arquivos
Escolha etiquetas para seus documentos digitais que sejam fáceis de pesquisar e acessar. O ideal é que esses arquivos sigam uma ordem consistente, como uma data ou sobrenome, pois isso tornará mais fácil classificá-los. Se necessário, inclua quaisquer locais, conjuntos de dados ou números de versão relevantes nos títulos de seus arquivos.
- Não use caracteres especiais nos títulos dos arquivos, pois os computadores não podem processá-los corretamente.
- Por exemplo, rotule seu documento como 20031124 ao fazer referência a uma data específica como 24 de novembro de 2003.
Etapa 3. Classifique seus arquivos digitais com pastas e subpastas
Semelhante a um armário de arquivo, use uma variedade de pastas digitais para armazenar e organizar seus documentos digitalizados. Em sua área de trabalho, crie e rotule várias pastas que pertencem aos seus arquivos carregados. Se desejar usar categorias mais específicas, crie várias subpastas dentro de cada pasta maior. Continue mexendo em suas pastas digitais até encontrar um sistema que funcione bem para você!
Por exemplo, se você tiver uma pasta chamada “Impostos”, poderá criar várias subpastas para anos diferentes
Etapa 4. Carregue seus documentos em um wiki para que várias pessoas possam acessá-los
Se o seu espaço de trabalho for mais colaborativo, crie um wiki online que seus colegas de trabalho e superiores possam acessar. Depois de entrar no wiki, use a seção “caixa de ferramentas” para acessar o botão “upload de arquivo”. Com esse recurso, você pode vincular seu documento recém-carregado a várias pessoas que agora podem visualizar e acessar o arquivo.
Lembre-se de que qualquer pessoa pode editar arquivos em um wiki
Etapa 5. Use um software baseado em nuvem para arquivar documentos em trânsito
Baixe um aplicativo ou outro serviço digital que funcione tanto em computadores quanto em dispositivos móveis. Para manter seus arquivos em um só lugar, use este serviço para fazer upload de fotos de seus arquivos, para que possam ser armazenados em um software baseado em nuvem. Embora alguns softwares sejam gratuitos, talvez você precise pagar para obter mais armazenamento.
