Todos possuem documentos importantes, desde uma certidão de nascimento até informações bancárias, que desejam manter protegidos e protegidos. Embora nunca queiramos pensar em coisas ruins acontecendo, esses documentos são todos cruciais se houver qualquer tipo de emergência ou desastre. Felizmente, armazená-los e protegê-los é fácil. Com algumas ferramentas de planejamento, organização, digitalização e armazenamento, você pode manter todos os seus documentos importantes em um local seguro.
Passos
Método 1 de 2: protegendo seus documentos
Etapa 1. Obtenha um cofre portátil à prova de fogo para documentos vitais
A melhor maneira de proteger seus documentos importantes é com um cofre doméstico. Isso é o que a FEMA recomenda para armazenamento. Obtenha uma caixa à prova de fogo com fechadura para que seus documentos estejam seguros em uma emergência. Certifique-se também de que a caixa é fácil de transportar para que você possa levar seus documentos com você se tiver de sair.
- As lojas de hardware ou material de escritório geralmente oferecem caixas de transporte de documentos. Você também pode encontrá-los online.
- Os cofres podem vir com uma chave ou fechadura com combinação. Seja qual for a sua escolha, certifique-se de manter a chave ou combinação em um local seguro ao qual possa chegar. Diga a sua família onde encontrá-los também.
- Algumas pessoas acham que colocar seus documentos em um cofre é o melhor plano, mas você não poderá carregar um cofre grande ou pesado. Isso significa que você pode perder seus documentos se tiver que sair de casa. Um cofre portátil é uma escolha muito melhor.
Etapa 2. Coloque todos os documentos em sacos plásticos antes de fechar a caixa
Embora os cofres geralmente sejam à prova d'água, podem ocorrer vazamentos, especialmente se houver uma enchente. Como a água pode arruinar documentos importantes, é melhor adicionar uma segunda camada de proteção. Coloque todos os documentos em sacos plásticos lacráveis antes de colocá-los dentro da caixa.
Você também pode deixar a caixa em um local alto, como em uma prateleira ou no segundo andar, como uma precaução extra contra danos de inundação
Etapa 3. Deixe o cofre em um local acessível de fácil acesso
Você pode nunca querer pensar em sair de casa com pressa. No entanto, se houver algum tipo de emergência como um desastre natural, você não pode perder tempo procurando seus documentos. Deixe seu cofre em um lugar de fácil acesso para que você possa pegá-lo rapidamente. Isso economizará um tempo precioso em caso de emergência.
- Você deve esconder um pouco a caixa, para o caso de um ladrão entrar em sua casa. Colocá-lo no fundo do armário deve ser o suficiente, desde que você saiba onde está e possa pegá-lo com pressa.
- Diga aos outros membros da sua casa onde está a caixa também, caso eles tenham que sair rapidamente quando você não estiver lá.
Etapa 4. Rotule a caixa para que seja fácil de identificar
Se você estiver com pressa ou outra pessoa precisar pegar a caixa, certifique-se de que seja fácil de identificar. Coloque uma etiqueta dizendo algo como "Documentos importantes". Dessa forma, você pode encontrar e pegar a caixa rapidamente em caso de emergência.
Etapa 5. Faça backup de todos os seus documentos importantes com cópias digitais
Sempre é possível que documentos físicos sejam danificados ou perdidos, então um backup digital é muito importante. Use um scanner e digitalize todos os documentos que você está armazenando no cofre. Dessa forma, você terá backups se algum deles for danificado ou perdido.
- Existem também aplicativos para smartphones que permitem tirar fotos e armazená-las como PDFs. Esta é uma maneira rápida e fácil de fazer backup de seus documentos.
- Digitalizar documentos menos importantes pode ser uma ótima maneira de diminuir a desordem em sua casa também. Se você está se sentindo sobrecarregado com muita papelada, isso pode ajudá-lo a se organizar.
Etapa 6. Armazene suas cópias digitais em pelo menos 2 locais seguros
Um backup digital é um bom começo, mas você também precisa ter certeza de protegê-los. Em geral, mantenha seus arquivos digitais em pelo menos 2 locais para que haja menos probabilidade de perdê-los. Você pode carregar os arquivos em uma unidade flash removível e deixar essa unidade em seu cofre, e também fazer o upload dos arquivos para uma conta de armazenamento em nuvem segura. Dessa forma, você tem várias maneiras de acessar seus documentos em caso de emergência.
- Certifique-se de proteger com senha todas as pastas em que armazena documentos importantes. Defina seus arquivos em nuvem como privados e coloque uma senha nas pastas de seu computador ou unidade flash.
- Você também pode armazenar o pen drive ou disco rígido em outro cofre no seu banco. Dessa forma, você tem cópias digitais em 2 locais físicos.
Método 2 de 2: Armazenando os Documentos Corretos
Etapa 1. Coloque todos os seus documentos de identificação pessoal no cofre portátil
No caso de um desastre, você precisará provar sua identidade e relações familiares. Guarde os originais de tudo o que você precisa para identificar você e sua família no cofre.
- Os documentos de autoidentificação incluem passaporte, certidão de nascimento, cartão do seguro social e green card ou registros de imigração. Você também deve deixar uma cópia de sua carteira de habilitação ou documento de identidade emitido pelo estado.
- Se você serviu nas forças armadas em qualquer momento, inclua também sua ID de serviço e registros.
- Para suas relações familiares, inclua seus registros de casamento ou divórcio, certidões de nascimento dos filhos, papéis de adoção ou custódia dos filhos e registros ou etiquetas de propriedade de animais de estimação.
Etapa 2. Armazene seus registros financeiros para provar o que você possui
Registros financeiros e de propriedade são importantes para reembolso e seguro após qualquer tipo de desastre, portanto, sempre inclua-os em seu cofre também. Coloque registros em papel de tudo o que você possui e todos os seus ativos para que possa recuperá-los se houver um acidente e você tiver que sair.
- Registros de propriedade importantes incluem a escritura de sua casa, avaliação do valor da propriedade, título de seu carro e outros documentos de registro, seu testamento e informações bancárias e de conta de aposentadoria. Inclua também cópias de quaisquer planos de seguro que você tenha.
- Geralmente, os registros de obrigações financeiras recentes ou em andamento também devem estar na caixa. Os exemplos incluem documentos de hipoteca, informações sobre empréstimos, pensão alimentícia, pensão alimentícia, registros de pagamento automático para TV a cabo, academias, serviços públicos ou assinaturas e declarações de impostos mais recentes.
- Se você alugar sua casa em vez de possuí-la, inclua o seu aluguel ou contrato de aluguel.
Etapa 3. Inclua seus registros médicos para não perdê-los
Você também precisará de seus registros médicos e de saúde em caso de uma emergência. Certifique-se de ter os registros de vacinas e vacinas, listas de medicamentos que toma, uma lista de suas alergias ou condições de saúde, informações sobre seu seguro de saúde, formulários de procuração médica e informações de contato de seus médicos e dentista para que você possa contatá-los se você tem que.
- Lembre-se de incluir todas essas informações para outros membros de sua casa ou família também.
- Se você tiver alguma deficiência, certifique-se de adicionar registros que comprovem isso, bem como qualquer papelada para seus benefícios ou compensação.
- Se você tem um animal de estimação, inclua também os registros veterinários.
Etapa 4. Tire fotos de quaisquer itens ou propriedades valiosas para cobertura de seguro
Nem tudo o que você possui cabe no seu cofre, portanto, manter fotos de itens valiosos pode ajudar se alguma coisa estiver danificada e você precisar enviar sinistros de seguro. Tire fotos de qualquer coisa valiosa que pode ser danificada em um acidente. Armazene cópias físicas das fotos na caixa e também carregue cópias digitais em uma unidade flash ou arquivo de armazenamento em nuvem.
Alguns itens para os quais você pode precisar de cobertura incluem sua casa, carro, obras de arte, itens colecionáveis ou eletrônicos caros
Etapa 5. Deixe algum dinheiro no cofre para o caso
Se houver uma queda de eletricidade ou você tiver que sair de casa, talvez não consiga acessar sua conta bancária. Deixe um fundo de caixa para emergências com contas pequenas, não superior a $ 20, apenas para o caso de precisar de dinheiro durante uma emergência.
Embora ter dinheiro para emergências seja importante, não deixe todas as suas economias aí. O dinheiro em uma conta bancária é segurado pelo FDIC e o dinheiro em seu cofre, não. É melhor deixar a maior parte de suas economias no banco e apenas armazenar o que você pode precisar em dinheiro
Etapa 6. Use um arquivo com chave para documentos menos vitais
Qualquer casa tem muitos outros documentos que não são essenciais e não precisam estar em seu cofre. A melhor maneira de armazenar esses documentos é com um arquivo de metal com fechadura. Isso os mantém protegidos e organizados, e você não precisa se preocupar em tentar carregá-los com você se precisar sair de casa.
- Alguns papéis importantes, mas não críticos, incluem extratos bancários recentes, declarações de impostos com mais de um ano, papéis da escola ou do trabalho, contas de serviços públicos, extratos de cartão de crédito e recibos importantes.
- Geralmente, se as contas ou extratos tiverem mais de um ano, você pode destruí-los. Você também pode digitalizá-los se quiser manter os registros sem bagunça.
Pontas
- Se preferir guardar seus documentos fora de casa, você também pode alugar um cofre no banco. Pergunte a um caixa sobre suas opções.
- Para se preparar para uma emergência, também é uma boa ideia guardar comida, água, medicamentos, lanternas, um rádio portátil e um kit de primeiros socorros.
Avisos
- Se houver uma emergência e você tiver que sair de casa imediatamente, priorize a segurança de todos em primeiro lugar. Seus documentos podem esperar até que todo mundo saia.
- Não coloque sua vida ou segurança em perigo para salvar seus documentos.
