Como diz o ditado, "uma mesa desordenada é sinal de uma mente desordenada". Manter seu espaço de trabalho limpo e organizado pode ter um efeito enorme em sua produtividade, concentração e capacidade de encontrar tudo que você precisa. Você pode se surpreender com o quão mais eficiente você será capaz de trabalhar depois de limpar uma mesa bagunçada. Você só precisa de um pouco de tempo, disciplina para descartar itens desnecessários e um sistema para garantir que tudo esteja em seu devido lugar.
Passos
Parte 1 de 3: Limpando sua mesa
Etapa 1. Comece do zero
A reorganização será mais fácil se você começar com uma mesa em branco. Limpe tudo do topo. Remova os itens das gavetas (se os tiver). Mantenha tudo junto em uma mesa separada ou no chão para que você possa examinar mais tarde. Assim que a desordem inicial for eliminada, você poderá avaliar exatamente como deseja que sua mesa fique.
Provavelmente levará muito mais tempo para percorrer sua mesa, um objeto de cada vez, procurando coisas para jogar fora
Etapa 2. Limpe sua mesa por dentro e por fora
Aproveite que sua mesa está limpa e aproveite para fazer uma boa limpeza. Limpe a poeira e limpe sua área de trabalho com um limpador multi-superfícies. Trate as manchas persistentes e remova os riscos em mesas de madeira. Sua mesa ficará totalmente nova quando você terminar.
Certifique-se de que tudo foi removido da mesa antes de iniciar a limpeza. Caso contrário, você terá que limpar a desordem existente
Etapa 3. Jogue fora itens antigos e desnecessários
Pegue o lixo que você removeu de sua mesa e divida tudo em duas pilhas: uma para coisas para jogar fora e outra para coisas que você pretende guardar. Seja severo com suas escolhas. Livre-se de tantos itens sem importância quanto você puder até que seu material tenha sido reduzido ao mínimo necessário. Isso tornará mais fácil acompanhar tudo.
- As pessoas costumam desenvolver apegos a coisas que não usam e que não trazem nenhum benefício para elas. Deixar de lado os pertences não usados pode lhe trazer a paz de espírito necessária, uma vez que esteja feito.
- Não se esqueça de descartar qualquer lixo que encontrar enquanto limpa sua mesa. Isso pode ser responsável por uma grande parte da desordem.
Etapa 4. Atualize seu espaço
Dê uma olhada em sua mesa para ver se há algo que não seja mais atual. Isso pode incluir calendários desatualizados, e-mails respondidos e não respondidos e até mesmo fotos antigas. Encontre novos substitutos para esses objetos. Jogue fora os itens desatualizados ou armazene-os. Tudo em sua mesa deve ser novo e pronto para uso daqui para frente.
Não há problema em se apegar a coisas que têm valor sentimental. Se você tem uma foto antiga, presente ou lembrança que deseja guardar, guarde-o em um lugar seguro e mantenha sua mesa livre para o uso a que se destina
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Questionário da parte 1
Por que você deve limpar sua mesa completamente antes de reorganizá-la?
Você pode limpar a mesa com mais cuidado.
Você está parcialmente certo! Esta é uma excelente oportunidade para limpar bem a sua secretária. Use um limpador multi-superfícies para remover a poeira e polir quaisquer arranhões na madeira. No entanto, existem mais razões para limpar sua mesa imediatamente. Tente novamente…
Você pode examinar seus itens e descartar o que não precisa.
Fechar! Depois de remover todos os seus pertences de sua mesa, examine-os e escolha apenas o que você realmente precisa. Jogue fora calendários desatualizados, canetas secas, recibos antigos e qualquer outro lixo bagunçando sua mesa. No entanto, existem ainda mais razões para começar do zero. Tente novamente…
Você pode iniciar um novo método organizacional do zero.
Tente novamente! É mais fácil imaginar um novo método organizacional se você estiver olhando para uma tela em branco. Limpe tudo para que você possa ver exatamente com quanto espaço está trabalhando. No entanto, existem ainda mais razões para limpar sua mesa completamente. Clique em outra resposta para encontrar a correta …
Tudo acima
Sim! Você pode realizar todas essas tarefas quando começar a limpar sua mesa completamente. Esta é a melhor maneira de garantir que sua mesa esteja mais limpa e funcional quando terminar. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
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Parte 2 de 3: Reordenando sua mesa
Etapa 1. Altere a configuração da sua mesa
Agora que é hora de começar a colocar as coisas de volta na sua mesa, não coloque tudo de volta onde estava. Pense em novas maneiras de reorganizar sua mesa para aproveitar o espaço que você tem. Você pode simplesmente “espelhar” sua mesa colocando as coisas de volta no lado oposto ou escolher novos locais para cada peça individualmente. Elaborar um layout envolvente que o ajudará a manter o interesse enquanto trabalha.
- Reorganizar os itens em sua mesa é um pequeno ajuste que, no entanto, ajudará a quebrar a monotonia de sempre ver as mesmas coisas nos mesmos lugares quando você se senta para trabalhar.
- Na China, existe toda uma arte dedicada a mudar o posicionamento de objetos do cotidiano. É conhecido como feng shui e tem se mostrado muito psicologicamente terapêutico.
Etapa 2. Estocar novos suprimentos
Está com pouco papel, canetas de tinta ou grampos? Visite uma loja de materiais de escritório e compre alguns materiais para reabastecer sua mesa. Leve uma lista com você para não esquecer o básico ou use o telefone para a lista. Concentre-se nas coisas que você usa muito e tende a passar rapidamente. Quando chegar a hora de trabalhar, você terá todos os itens essenciais de que precisa.
Mesmo que seu local de trabalho forneça material de escritório, manter algumas de suas próprias coisas à mão (como um tipo de caneta favorito) pode fazer você se sentir mais confortável
Etapa 3. Organize os itens de maneira sensata
Depois de ter uma ideia de como deseja que o novo layout de sua mesa fique, posicione seus pertences de forma a maximizar a produtividade e, ao mesmo tempo, eliminar a desordem potencial. Reserve o centro da mesa para seu computador, por exemplo, enquanto mantém ferramentas e documentos importantes ao alcance de seus braços. Isso não apenas tornará o trabalho mais fácil, mas também evitará que você tenha que procurar as coisas, porque elas sempre estarão no local mais lógico.
Em geral, sua intuição será seu melhor guia para dizer aonde um item deve ir. Se você procura instintivamente por uma determinada coisa em um determinado local, esse é provavelmente o melhor lugar para ela ir
Etapa 4. Adicione um pouco de talento
Uma mesa limpa e organizada é o objetivo, mas isso não significa que tenha que ser enfadonha. Adicione alguns toques decorativos à sua mesa para dar um pouco de personalidade. Algumas fotos emolduradas, uma pequena estátua ou uma caneca de café bem-humorada podem animar o seu espaço e fazer com que se sinta mais em casa.
- Se você trabalha em um cubículo ou escritório, leve alguns itens de casa para combater a atmosfera monótona do local de trabalho.
- Use imagens e mensagens inspiradoras para mantê-lo motivado para o trabalho árduo.
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Quiz da parte 2
Como você deve reorganizar os itens em sua mesa para obter o máximo de eficiência?
Coloque tudo de volta no mesmo lugar para que você possa encontrar cada item facilmente.
Não! Mesmo que você ache que seu layout anterior era bastante eficiente, reorganizar sua mesa pode ajudar seu cérebro a se sentir mais envolvido. Isso fará com que seu trabalho pareça mais fresco se você mudar o ambiente. Clique em outra resposta para encontrar a correta …
Escolha novos locais para cada item, dependendo da frequência com que você o usa.
Direito! Escolha novos locais para cada item. Mantenha as ferramentas que você usa com frequência ao alcance dos braços. Outros itens que não fazem parte de suas tarefas diárias podem estar mais distantes ou guardados em gavetas. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
Escolha novos locais para cada item, dependendo do quanto você gosta.
Não necessariamente! Este não é o método mais produtivo para organizar sua mesa. No entanto, é importante manter algumas coisas em sua mesa só porque você gosta delas. Uma pequena planta, uma foto emoldurada ou uma citação motivacional irão adicionar um pouco de personalidade e alegria ao seu espaço de trabalho. Tente novamente…
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Parte 3 de 3: promovendo a eficiência
Etapa 1. Mantenha seus itens mais essenciais à mão
Se você se pega procurando muito em certas coisas, certifique-se de que estejam acessíveis. Pense um pouco sobre a frequência com que você pega certos itens em sua mesa e os arrume em ordem de importância. Ao adotar essa abordagem, você pode agilizar o processo de localização e uso de vários suprimentos.
- Utensílios de escrita, papel para digitar, cadernos, dispositivos de comunicação e acessórios digitais podem ser mantidos ao ar livre ou em qualquer outro lugar de fácil acesso.
- Separe canetas e lápis em um copo para mantê-los juntos e prontos para uso, sem ocupar muito espaço.
- Deixe clipes de papel e grampeadores perto da impressora ou onde quer que você preencha a papelada.
- Você pode economizar até uma hora por dia, minimizando o tempo que leva para procurar coisas em uma mesa bagunçada.
Etapa 2. Coloque os itens usados com frequência em gavetas fáceis de alcançar
Suprimentos não essenciais que são muito usados podem ir nas gavetas para que você possa retirá-los quando necessário. Reserve as gavetas superiores de sua mesa para itens maiores e coisas que você usa com frequência, mas não necessariamente precisa ficar fora da mesa.
- Por exemplo, você pode descobrir que usa seu laptop, tablet e outros dispositivos eletrônicos com mais frequência do que caneta e papel para concluir seu trabalho. Nesse caso, esses materiais secundários podem ser armazenados próximos à mão, deixando sua mesa limpa para seus eletrônicos.
- Se você tiver muitos itens menores, compre algumas bandejas organizadoras de gaveta. Elas se encaixam perfeitamente nas gavetas de sua mesa e são compostas por seções compartimentadas que permitem que você mantenha tudo organizado e visível em seu devido lugar.
- Faça uma lista mental de prioridades de onde as coisas devem ir em sua área de trabalho. Se você usa um item com frequência ou é importante acompanhá-lo, deixe-o em sua área de trabalho. Se você precisar dele de vez em quando, guarde-o em uma gaveta próxima. Se você raramente o usa ou se não pertence realmente à sua mesa, encontre outro lugar para mantê-lo.
Etapa 3. Armazene a desordem não utilizada fora do caminho
Qualquer coisa que você decida manter, mas não precisa em mãos em sua mesa, deve ser armazenado em outro lugar para que não se acumule e vire uma bagunça. Isso inclui itens pessoais, lanches e bebidas e gadgets que você só precisa em raras ocasiões. Os documentos escritos devem ir para as pastas e, em seguida, para um arquivo, enquanto outros materiais podem precisar ser colocados em uma gaveta inferior ou armário se não forem usados. Mantenha o máximo que puder fora e fora de sua mesa, exceto as coisas que você precisa ter.
Tente adquirir o hábito de guardar as coisas depois de usá-las. Caso contrário, eles tendem a se acumular em sua área de trabalho ou ficar enfiados em uma gaveta que pode rapidamente se encher de lixo
Etapa 4. Use uma bandeja de carta para acompanhar a papelada
Para facilitar a classificação de documentos em papel, invista em uma bandeja de carta. Esses são contêineres superficiais e de várias camadas que permitem designar cada nível para a papelada de entrada e saída, bem como correspondências respondidas e não respondidas. Ao confinar seus materiais escritos a uma bandeja de cartas, pastas e um arquivo, você evitará que o espaço da sua mesa fique sobrecarregado por papéis soltos.
- Usar uma bandeja de papel, ou várias bandejas para finalidades diferentes, é um truque simples que pode ajudar a eliminar a maior parte da bagunça de papel em sua mesa.
- Tenha uma bandeja pronta para a papelada acabada / não acabada, outra para a correspondência de entrada / saída, etc.
Etapa 5. Tenha sua área de trabalho compartilhada sob controle
Algumas pessoas podem ter que fazer uso de uma mesa comum ou cubículo dividido enquanto estão no escritório, ou sua mesa pode estar apenas próxima a outras pessoas, deixando você com uma quantidade limitada de espaço. Você ainda pode tomar medidas para domar um espaço compartilhado.
- Primeiro, certifique-se de que haja limites claros para distinguir o que pertence a onde. Em seguida, você pode começar a organizar sua própria seção para maximizar a ordem e a eficiência.
- Etiquete seus materiais pessoais e mantenha-os perto de onde você está sentado. Identifique qual papelada é sua e classifique-a em pastas de arquivos individuais e, a partir delas, em gavetas ou bandejas de papel.
- Tenha um local designado para suprimentos compartilhados para que a desordem estranha não se espalhe em sua área.
- Leve uma mochila ou pasta para ajudá-lo a controlar suas coisas. Se você estiver trabalhando em um ambiente com espaço e armazenamento compartilhados, pode não ser capaz de manter tantos suprimentos e pertences em sua mesa ou em gavetas próximas.
- Controle a classificação e a limpeza regulares para evitar que uma mesa ou área de trabalho compartilhada se transforme em uma bagunça. Mais pessoas concentradas na mesma área confinada significa mais lixo, papéis perdidos e desordem geral.
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Parte 3 Quiz
Como você pode colocar ordem em um espaço de trabalho compartilhado?
Armazene documentos importantes em uma pasta ou mochila, não na mesa.
Agradável! Como você pode ter pouco espaço em uma mesa compartilhada, é uma boa ideia manter a papelada essencial com você. Se estiver em uma pasta ou mochila, você pode encontrá-lo facilmente e não precisa se preocupar se outra pessoa o perderá. Continue lendo para outra pergunta do questionário.
Mantenha seus suprimentos separados e etiquetados para que outras pessoas não os usem.
Não exatamente! Em uma situação de mesa comum, geralmente faz sentido compartilhar suprimentos para economizar espaço. Se todos tiverem um copo para canetas separado, isso ocupará muito espaço. Se houver um tipo específico de caneta ou marcador de texto de que você goste, mantenha-o com você em vez de guardá-lo na mesa. Escolha outra resposta!
Crie um sistema de arquivamento para a papelada de todos.
Não exatamente! Use pastas de arquivo e bandejas de papel para manter sua papelada separada do resto. Caso contrário, é fácil para um colega de trabalho pegar sua cópia por engano. Existe uma opção melhor lá fora!
Limpe apenas sua própria área da área de trabalho.
Não necessariamente! Infelizmente, em espaços de trabalho compartilhados, há mais desordem e menos responsabilidade. Pode valer a pena fazer mais do que sua cota de limpeza para manter um ambiente de trabalho produtivo para si mesmo. Clique em outra resposta para encontrar a correta …
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Pontas
- Certifique-se de que a cadeira para sua mesa apoia suas costas. Não ter uma boa postura pode realmente afetar sua saúde e humor.
- Desenvolva um sistema de arquivamento para saber sempre o que está pronto, o que precisa ser feito e o que pode ser jogado fora. Organize projetos com base em seu nível de importância e conclusão.
- Reduza ao mínimo os itens pessoais e outras decorações se estiver organizando sua mesa no trabalho. Quanto mais coisas você tiver em sua mesa, mais caótico será seu campo visual.
- Mantenha uma lixeira perto de sua mesa para descartar o lixo imediatamente. Se você adiar, pode se acumular.
- Compre e use caixas de armazenamento simples para ajudar com o transbordamento. Alguns itens podem precisar ser mantidos à mão, mas fora do caminho. Eles podem ficar embaixo ou ao lado de sua mesa ou em outra parte da sala.
- Etiquete as gavetas para saber onde está tudo, para não ter que procurar sempre que precisar de algo.
- Se você não tiver espaço suficiente para uma lâmpada em sua mesa, use uma luz de encaixe.
- Se você for do tipo astuto, tente fazer sua própria ajuda de organização de mesa com materiais exclusivos e personalizados.
- Elimine o máximo de distrações que puder. Isso ajudará você a se manter mentalmente organizado também.
- Compre um fichário, um furador e um pacote de divisórias para manter certos papéis organizados.
- Tente ter uma pilha de papel ou bloco de notas para o caso de precisar escrever algo.
- Se você tiver um computador em sua mesa, pode organizar seus arquivos. Além disso, considere limpar a parte interna de seu desktop e laptop.
Avisos
- Lembre-se de onde colocou tudo. Se você tiver muitas ferramentas, gadgets e arquivos para controlar, anote onde tudo em sua mesa deve ir para ajudá-lo a se manter organizado.
- Um espaço de trabalho lotado pode prejudicar a produtividade. Mantenha a simplicidade e você trabalhará com mais eficiência.
