Organizar arquivos de escritório pode ser uma tarefa difícil, especialmente se você tiver grandes quantidades de arquivos e documentos, mas não precisa ser um processo doloroso. Planejar com antecedência e decidir sobre um sistema de arquivos pode ajudá-lo a organizar seus arquivos de acordo com sua empresa e garantir que encontrará documentos importantes com mais eficiência. Depois de ter seus arquivos em ordem, você precisará aderir a um sistema consistente para mantê-los dessa forma.
Passos
Método 1 de 3: desenvolvendo um sistema
Etapa 1. Crie categorias de arquivo
A primeira coisa a fazer se você deseja organizar seus arquivos é decidir quais categorias principais você usará para classificação. Diferentes tipos de escritórios terão diferentes tipos de categorias, mas o sistema geral é o mesmo. Você precisa descobrir um sistema que classifique seus arquivos de uma forma significativa.
Por exemplo, se você trabalha em um escritório de advocacia e precisa organizar arquivos de clientes, pode classificar por tipos gerais de caso: litígio, inventário, corporativo, administrativo e outros
Etapa 2. Configure as subcategorias
Dentro de cada categoria, você pode ser mais específico desenvolvendo uma lista de subcategorias. Qualquer folha de papel individual que precise ser arquivada pode ser definida por dois termos - a categoria geral e a subcategoria.
Por exemplo, se você estiver configurando um sistema de arquivamento para questões financeiras, pode ter uma categoria geral de “Pagamentos de saída” e, em seguida, configurar subcategorias de fornecedores, fornecedores, serviços, profissionais e custos administrativos
Etapa 3. Use um sistema de codificação por cores
Isso parece simples, mas pode ser uma maneira muito eficaz de organizar seus arquivos para acesso rápido. Decida quantas categorias diferentes você terá em seu sistema de arquivamento e, em seguida, use essas muitas pastas de cores diferentes.
Em vez de usar pastas totalmente coloridas, você pode usar pastas de papel manilha comuns e obter adesivos coloridos. Em seguida, você pode afixar os adesivos na guia superior, na borda da pasta ou em ambos para obter mais visibilidade
Etapa 4. Rotule os arquivos
Cada arquivo em seu escritório agora tem um lugar claro para estar. Você deve escrever o rótulo na guia de cada pasta de forma clara e organizada para saber a que lugar pertence. O rótulo de cada pasta individual deve começar com a categoria geral e, em seguida, ser seguido pela subcategoria específica. Por exemplo, uma pasta contendo registros de pagamentos a seus fornecedores teria o rótulo “Saída de pagamentos / fornecedores”.
- As etiquetas em cada arquivo devem ser impressas da maneira mais organizada e consistente possível. Você pode comprar facilmente um pacote de software que lhe permitirá formatar etiquetas, para que você possa digitá-las e imprimi-las usando seu computador.
- Se você imprimir suas etiquetas com o computador, deverá usar um tamanho e estilo de fonte consistentes. Se você estiver imprimindo à mão, tente ser consistente e o mais organizado possível.
Etapa 5. Classifique os arquivos em ordem alfabética
Quando seu sistema de arquivamento estiver estabelecido e você tiver criado todas as suas pastas, coloque-as em ordem. Você deve classificar as pastas gerais em ordem alfabética. Dentro de cada pasta geral, as subcategorias também devem ser classificadas em ordem alfabética.
Você pode escolher classificar algumas informações por data, em vez de por um rótulo de tópico. Nesse caso, você precisará decidir por si mesmo se faz mais sentido classificar seus arquivos com os itens mais novos na frente e mover para os mais antigos, ou vice-versa
Etapa 6. Deixe vários centímetros de espaço em cada gaveta de arquivo
Ao estabelecer seu sistema de arquivamento, é necessário deixar espaço para que os arquivos cresçam. Com o passar do tempo, você sem dúvida receberá mais papéis para adicionar a cada pasta. Deixe espaço para que seus arquivos se expandam. Caso contrário, você terá a difícil tarefa mais tarde de mover seções inteiras ou gavetas de arquivo para abrir espaço.
Método 2 de 3: classificando arquivos desordenados
Etapa 1. Reúna todos os materiais que precisam ser arquivados
Se você está começando com uma coleção de papéis que não foram organizados e estão em desordem, precisará começar juntando os papéis. Encontre um local de trabalho e reúna tudo em uma pilha. Você poderá então trabalhar na organização.
Etapa 2. Separe os papéis em dois grupos para “ação” e “arquivamento
“Como primeiro passo, você deve fazer uma pasta ou pilha para tudo que precisa de ação imediata. Esses papéis não devem ser arquivados, ou você pode não se lembrar de fazer o trabalho que precisa ser feito. Deixe essa pasta de “ação” de lado para ser abordada em breve. Em seguida, prossiga com o arquivamento dos papéis restantes.
Organize o arquivo de “ação”. Os papéis que precisam ser tratados imediatamente devem ser classificados em grupos menores com base no trabalho que você precisa fazer. Por exemplo, configure subcategorias como ligar, escrever, entregar e pagar
DICA DE ESPECIALISTA
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Etapa 3. Pegue cada papel uma vez
À medida que você classifica os papéis soltos que está arquivando, tome decisões sobre cada um ao revisá-los. Pegue o papel, leia, decida a qual categoria e subcategoria ele pertence em seu sistema de arquivamento e, em seguida, guarde-o. Trabalhar dessa maneira o ajudará a manter a consistência em seu arquivamento e a economizar tempo lidando com cada item apenas uma vez.
Ao revisar cada item, você deve determinar se precisa mesmo mantê-lo. Se o papel for algo que já foi tratado e não for algo que você precise manter como um registro, considere descartá-lo em vez de arquivá-lo
Etapa 4. Desdobre cada item
A maioria dos papéis que você tem provavelmente veio por correspondência e provavelmente estão em envelopes e dobrados. Remova os papéis dos envelopes, abra-os e arquive-os. Arquivar cada papel dessa forma ajuda as pastas a caberem uniformemente na gaveta do arquivo, sem protuberâncias onde os papéis dobrados se empilham.
- Decida se você precisa manter algum envelope. Na maioria dos casos, os envelopes são desnecessários e podem ser descartados. No entanto, se você acredita que pode precisar de prova de entrega ou de carimbo do correio, então você deve grampear o envelope nos papéis e mantê-los juntos.
- Vários papéis devem ser grampeados. Isso impedirá que as coisas se separem ou se percam. Os grampos são preferíveis aos clipes de papel porque (a) eles se encaixam mais uniformemente nas limas e (b) não têm o problema de escorregar.
Método 3 de 3: mantendo seus arquivos
Etapa 1. Use uma cesta “Para Arquivo”
Quando uma nova correspondência entra em seu escritório ou quando uma nova papelada é criada, talvez você não consiga arquivá-la imediatamente. Você deve colocar tudo o que precisa ser arquivado em um único lugar para ser arquivado quando você puder. Uma cesta em sua mesa, com o rótulo “Para arquivar”, é uma boa maneira de deixar esses papéis de lado até que você esteja pronto.
Etapa 2. Designe um horário consistente para trabalhar no arquivamento
Se possível, agende um horário consistente a cada dia ou semana para trabalhar no preenchimento de novos papéis. Se você fizer do arquivamento uma parte regular de sua rotina, é mais provável que você a mantenha em dia.
- Por exemplo, você pode reservar a última meia hora de cada dia para arquivar os jornais do dia. Se esse tempo não for suficiente, você pode tentar preencher o formulário duas vezes por dia, um pouco antes de ir almoçar e logo antes de sair para o trabalho.
- As chaves do sucesso são consistência e repetição.
Etapa 3. Certifique-se de que outras pessoas com acesso aos arquivos entendam o sistema
Se você for a única pessoa a usar seus arquivos, poderá facilmente manter a ordem que criou. No entanto, se outras pessoas precisarem usar os papéis em seus arquivos, certifique-se de que entendam - e sigam - o sistema que você criou. Ter um sistema de arquivamento instalado não é útil se os papéis forem arquivados incorretamente e colocados em pastas incorretas.
Pode ser mais eficiente e eficaz se você se oferecer para receber qualquer coisa que outra pessoa em seu escritório possa precisar e, em seguida, pedir que devolvam tudo diretamente para você. Então você pode ter certeza de que tudo será refilado corretamente
Etapa 4. Mantenha os documentos vitais em um local seguro
Alguns materiais especiais podem precisar ser mantidos em locais especiais separados. Por exemplo, alguns papéis podem precisar ser mantidos em um cofre ou em um cofre à prova de fogo. Você pode até precisar manter alguns materiais fora do local, em um cofre de banco ou no escritório do advogado de sua empresa.
Etapa 5. Revise seus arquivos regularmente
Pelo menos uma vez por ano, ou com mais frequência se necessário, você deve reservar algum tempo para revisar seus arquivos. O objetivo desta revisão é decidir se há papéis ou pastas inteiras que podem ser descartados ou talvez movidos para um depósito externo. Se algo nunca mais será necessário, você deve descartá-lo. Se for algo que você não espera usar regularmente, mas pode precisar manter como um registro, envie-o para armazenamento.
