Se você trabalha com a associação governamental estudantil de sua escola, pode se envolver no planejamento do baile de boas-vindas. Uma escola de dança é um grande evento, e planejá-lo adequadamente significa não apenas escolher temas e decorações, mas equilibrar orçamentos, reservar entretenimento e ajudar a coordenar um grande número de voluntários. O processo de planejamento pode ser longo, mas se você tiver certeza de que terá ajuda, dinheiro e tempo suficientes ao começar, poderá dar um baile de boas-vindas ao lar.
Passos
Parte 1 de 4: Envolvendo as pessoas
Etapa 1. Recrute voluntários
Planear um baile dá muito trabalho, por isso é melhor ter uma equipa de pessoas para ajudar. Forme um comitê de 5 a 10 voluntários que queiram trabalhar no baile de boas-vindas.
- Envolva os oficiais de classe. Essa é uma maneira fácil de ajudar a garantir que todas as classes tenham voz uniforme no processo de tomada de decisão.
- Recrute de um governo estudantil externo. Se sua organização permitir, recrute alunos do campus que desejam se envolver em atividades de liderança.
- Faça parcerias com outras organizações, como grupos estimulantes ou grupos de liderança estudantil. Isso oferece a você mais apoio do corpo discente, bem como de voluntários em potencial.
Etapa 2. Crie uma lista básica de tarefas
Conforme o planejamento da dança avança, essa lista pode crescer, mas ajudará sua equipe a se manter concentrada. Começar com:
- Encontro
- Tema
- Localização
- Decorações
- DJ
- Fotógrafo
- Refrescos
- Acompanhantes
- Despesas
- Conselheiro Docente
Etapa 3. Delegar
Depois de ter seus voluntários, é importante garantir que todos saibam quais tarefas precisam ser realizadas. Coloque certas pessoas no comando de certos assuntos e delegue o que precisa ser feito à pessoa certa.
- Alguns trabalhos, como escolher um consultor e um tema, devem ser realizados em equipe. Outros, como obter cotações de locais e fotógrafos, podem ser tratados por um indivíduo ou um pequeno subcomitê.
- Organize grupos para cobrir eventos, entretenimento, propaganda, venda de ingressos e decoração.
- Verifique regularmente com sua equipe. Pergunte "Já concluímos isso?" ou “Como vamos encontrar um DJ?” sempre que sua equipe se reúne para ajudar a manter todos no trabalho.
- Configure um sistema de check-in para que as pessoas possam relatar seu progresso. Tenha um espaço onde você possa escrever uma grande lista de verificação do que precisa ser feito ou mantenha uma agenda compartilhada entre seu grupo para que todos possam relatar seu progresso.
Etapa 4. Encontre um orientador do corpo docente
Como outros grupos de estudantes, um comitê de volta ao lar precisará de um orientador do corpo docente. Se um não for pré-designado, encontre um professor em quem você confie ou que seja bem recomendado por outros membros do comitê.
Seu conselheiro deve estar envolvido com os planos do seu comitê. Mantenha-os atualizados com tudo o que você faz, convidando-os a comparecer às reuniões de planejamento e fornecendo notas sobre as reuniões
Etapa 5. Recrute acompanhantes
Os pais voluntários são importantes não apenas para monitorar os alunos, mas também para ajudar na preparação e execução da dança. Reúna um grupo de pais voluntários para ajudar na noite do baile.
- Verifique com sua escola quantos acompanhantes são necessários por aluno. Muitas escolas têm suas próprias diretrizes e é importante cumprir os regulamentos de sua própria escola.
- Trabalhe com a associação de pais e professores da sua escola para encontrar voluntários. Peça para participar de uma reunião para que você possa apresentar a oportunidade diretamente a eles e passar uma lista de inscrições.
Parte 2 de 4: Planejando as finanças da dança
Etapa 1. Obtenha orçamentos
Se você está contratando um DJ, recebendo bebidas, ajuda profissional com a decoração ou contratando um fotógrafo profissional, comece a coletar orçamentos com pelo menos um mês de antecedência.
- Pergunte sobre quaisquer sobretaxas ou taxas de equipamento, bem como taxas horárias. Informe-se sobre o que seus fornecedores fornecerão e o que espera que você tenha. Por exemplo, verifique com seu DJ para ver se eles fornecem o sistema de som ou se você precisará alugar um em outro lugar.
- Entre em contato com pelo menos três opções para cada fornecedor para garantir que você obtenha preços competitivos.
Etapa 2. Faça seu orçamento
Seu orçamento ditará muito do que você pode e não pode fazer. Fale com o tesoureiro do governo estudantil para entender melhor quanto dinheiro seu comitê tem para gastar no baile.
- Peça ao seu orientador do corpo docente para verificar o orçamento. Veja se a escola contribuirá com algo fora do dinheiro do governo estudantil.
- Planeje seu orçamento de forma a abranger tudo de que você precisa. Use as citações que você obteve de seus fornecedores, bem como planos de orçamento e receitas de anos anteriores para descobrir quanto custará o baile.
- Não deixe seu orçamento exceder o valor que você tem disponível. Reveja seu orçamento com frequência para garantir que está no caminho certo.
Etapa 3. Captação de recursos
Se o seu orçamento não for suficiente para cobrir os custos do baile, crie um plano de arrecadação de fundos com o seu comitê. Explore várias opções dentro e fora do campus.
- Organize vendas de bolos no campus durante os períodos de almoço, bem como antes e depois da escola.
- Trabalhe com outros grupos de estudantes para arrecadar dinheiro organizando eventos como lavagem de carros. Os eventos que permitem que você alcance sua comunidade oferecem mais oportunidades de ganhar dinheiro.
- Pergunte aos restaurantes locais se eles oferecem noites para arrecadação de fundos. Alguns restaurantes podem oferecer programas que doam uma certa porcentagem dos lucros da noite para uma organização estudantil. Faça parceria com um restaurante local e divulgue por meio de folhetos, e-mails e mídias sociais.
Parte 3 de 4: Planejando a Logística da Dança
Etapa 1. Escolha um tema
Pelo menos um mês antes do baile, tenha um tema pronto. Elabore cinco ou seis idéias de temas como um comitê e faça uma votação em todo o campus para que os alunos possam escolher o seu favorito.
- Obtenha a aprovação de seu consultor de equipe para quaisquer temas potenciais. Limpar o tema logo no início evita desaprovação potencial posterior.
- Escolha temas que se adaptem ao clima da dança. Se você quiser uma dança mais formal, um tema de Old Hollywood pode ser mais apropriado. Se você quer um baile mais casual, algo como Beach Luau pode se encaixar melhor.
Etapa 2. Reserve um local
Quer o baile seja em um hotel local ou no ginásio da escola, certifique-se de reservar um local o mais cedo possível. Preencher uma reserva de quarto adequada com sua escola garante que você tenha o espaço de que precisa.
- Faça uma cópia do contrato do local ou da reserva de quarto para seus próprios registros, para que você possa consultá-los sempre que precisar.
- Inclua todas as facilidades necessárias em sua reserva. Se você precisa da academia, dos banheiros e da cozinha para guardar refrigerantes, certifique-se de listar todos eles.
Etapa 3. Reserve seus fornecedores
Reserve seu DJ, fotógrafo e outros assim que o orçamento for definido. Reserve qualquer outro equipamento que seus fornecedores possam precisar, como sistemas de som, neste momento também.
- Trabalhe com o consultor de sua equipe para garantir que todos os contratos sejam devidamente redigidos e incluam todas as informações de que sua escola precisa.
- Mantenha cópias de quaisquer contratos ou acordos para revisão do seu comitê.
Etapa 4. Crie um plano do dia
Antes que tudo fique agitado com o resto do baile, faça um plano detalhado de como você deseja que o dia do baile funcione. Defina o seu plano diário com um mês de antecedência.
- Tenha uma planta detalhada de sua localização e como deseja decorar.
- Defina onde o DJ deve ir, onde a mesa de ingressos está montada, onde as luzes devem ser instaladas e outros detalhes.
- Crie um plano para a verificação do casaco. Decida onde os casacos serão armazenados, onde a mesa será posta e como você marcará os casacos para mantê-los organizados. Além disso, certifique-se de ter pelo menos um voluntário para cuidar da mesa e dois para retirar os casacos.
- Designe alguém como coordenador do dia. Essa pessoa se comunicará com os voluntários na noite do baile e resolverá quaisquer problemas que possam surgir.
Etapa 5. Vá às compras
Consiga todos os suprimentos de que você precisa para decorar com duas a três semanas de antecedência. Dessa forma, você terá muito tempo para encontrar alternativas para algo, caso não consiga encontrá-lo localmente. Compre comida no dia anterior ou no dia anterior para que nada dê errado.
- Verifique com as lojas locais se eles estão dispostos a doar certos itens ou oferecer um desconto para a escola.
- Coloque itens maiores ou perecíveis em espera. Converse com seu mercado local sobre como reservar bandejas de comida com antecedência e buscá-las no dia do baile. Faça o mesmo para itens decorativos maiores que você não consiga armazenar facilmente no campus.
Etapa 6. Venda ingressos
Comece a vender ingressos pelo menos duas semanas antes do baile real. Elogie as vendas com anúncios nos anúncios da escola, bem como banners e pôsteres em todo o campus.
- Anuncie as datas de vendas e os preços dos ingressos com antecedência no jornal da escola, durante os anúncios da escola e no site da escola, bem como na mídia social.
- Prepare uma mesa para vender antes e depois da escola por meia hora a uma hora, bem como durante os períodos de almoço.
- Crie uma programação de voluntariado para garantir que a mesa esteja ocupada durante todos os momentos de vendas. Trabalhe com seu tesoureiro para conseguir outros voluntários, se necessário.
- Encomende a sua caixa de dinheiro pelo menos uma semana antes de começar a vender os bilhetes. Converse com seu tesoureiro sobre se a caixa de dinheiro será fornecida pela associação do governo estudantil, pela administração da escola ou por outra fonte.
Parte 4 de 4: Configurando a dança
Etapa 1. Prepare-se para a semana anterior
A maioria das escolas conduz ao baile de boas-vindas com uma semana do espírito de boas-vindas. As semanas espirituais geralmente envolvem muitos eventos, portanto, certifique-se de saber quem e o que estará disponível para você.
- Converse com o consultor de sua equipe sobre equipamentos como mesas e cadeiras. Certifique-se de que eles estejam prontos para você pelo menos algumas horas antes do baile para que você possa configurá-los.
- Fale com a administração da escola para garantir que seus fornecedores tenham áreas designadas para estacionar, descarregar e configurar. Lembre-se de que aqueles com equipamentos pesados precisarão estar próximos ao local.
- Crie um plano para o dia do baile. Trabalhe com seu comitê e quaisquer voluntários adicionais para designar tarefas como preparar cadeiras e decoração. Certifique-se de que todos conheçam seu trabalho com antecedência.
Etapa 2. Prepare o local
Dê a você e aos seus voluntários pelo menos seis horas para preparar o baile. Prepare as decorações o máximo possível antes que os fornecedores cheguem.
- Faça com que o DJ, o fotógrafo e os acompanhantes cheguem mais cedo. Mostre ao DJ a área onde eles estarão trabalhando e dê ao fotógrafo um tour pelo espaço.
- Delegue tarefas aos acompanhantes, como ajudar na verificação do casaco, monitorar a pista de dança ou ajudar no controle da multidão. Mostre onde eles precisam estar e coloque-os em contato com o coordenador do dia.
Etapa 3. Aproveite a dança
Certifique-se de que você e todos os seus voluntários também tenham algum tempo para aproveitar a dança. Crie intervalos nas programações de seus voluntários para que todos tenham algum tempo para se divertir.
- Por exemplo, deixe um bilheteiro substituir seu dia de coordenador por um tempo quando todos estiverem dentro, ou peça a um acompanhante para verificar o casaco enquanto os atendentes vão dançar.
- Seus voluntários também são alunos. Dê-lhes tempo para aproveitar seus esforços.
Etapa 4. Limpe o local
Assim que a dança terminar, comece a retirar as decorações e a limpeza. Descubra o que os serviços de instalações de sua escola cuidarão e planeje fazer o resto com seus voluntários.
- Os serviços de instalações geralmente cobrem coisas como aspirar, esfregar e limpar o banheiro. Decorações, mesas, cadeiras e equipamentos são muitas vezes de responsabilidade do comitê de boas-vindas.
- Traga suprimentos extras de limpeza, como toalhas de papel, sacos de lixo, esponjas e soluções de limpeza. Isso ajudará a cuidar de quaisquer marcas menores ou arranhões ao redor do local.
- Certifique-se de que todo o lixo chegue a uma área de lixo designada. Pergunte à sua escola se você precisa agendar uma entrega e coleta de lixo para limpeza do evento.
- Tente recrutar o máximo de ajuda possível para a limpeza. Também é uma boa ideia ter voluntários para passear durante o evento e recolher o lixo para que haja menos o que fazer depois.
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Pontas
- Certifique-se de anunciar sua dança tanto quanto possível na escola. Use cartazes pequenos e grandes junto com anúncios de boletim e anúncios de PA.
- Mantenha a dança acessível. É para ser um evento divertido e os alunos não irão se achar que não vale a pena. Observe os anos anteriores para ver quanto custam os ingressos e tente não aumentar o preço em mais do que alguns dólares.
- Os temas para danças podem ser qualquer coisa, desde Ready Set Glow, Under the Sea e a Night in Athens. Obtenha ideias criativas e de origem do corpo discente.
