Se você está em um negócio ou escola que exige que você trabalhe com vários clientes ou projetos, um sistema de arquivamento adequado é fundamental. Existem vários métodos para preencher papéis, mas, em última análise, seu sistema deve refletir suas necessidades. A melhor maneira de se preparar para um sistema eficiente é reservar alguns dias para trabalhar apenas na organização.
Passos
Método 1 de 3: Preparação para um novo sistema de arquivamento
Etapa 1. Reúna todos os seus materiais
Você precisa compilar toda a sua papelada antes de tentar configurar um sistema adequado. Passe por todos os locais em que possa ter papelada e coloque-os todos em uma pilha. Gaste tempo para se certificar de que pode contabilizar corretamente todo o trabalho ativo e inativo que você tem.
- Planeje com antecedência abrindo um espaço de mesa para trabalhar em seus papéis.
- Se você estiver adaptando a papelada de outra pessoa em um novo sistema de arquivamento, remova todos os documentos do sistema atual. Será melhor para você lidar com todos os documentos e se preparar para um novo sistema.
Etapa 2. Examine todos os documentos
Essa é a parte difícil do processo, mas também é uma etapa crucial para se organizar. Separe todos os arquivos com base no que são, como extratos bancários, faturas de cartão de crédito e pagamentos de hipotecas. Pode parecer tedioso, mas analise cada documento em sua pilha para determinar com o que você está trabalhando.
- Você não precisa ler cada artigo, mas uma breve leitura o ajudará.
- Post-its são bons para marcar papéis importantes nos quais você sabe que precisará dedicar algum tempo.
Etapa 3. Configure as pilhas
Ao começar a organizar sua papelada, seria útil manter os papéis relacionados juntos. Você pode colocar todos os papéis relacionados ao cliente “Nickelback” em uma pilha. Outro exemplo é empilhar seu trabalho com base em meses.
- Ter um senso de ordem cronológica pode ser útil para suas necessidades de arquivamento.
- Estabeleça prioridades enquanto analisa a papelada. Quando você vir papéis que são excepcionalmente importantes, coloque-os no topo de suas respectivas pilhas.
Etapa 4. Reduza conforme achar necessário
Outra pilha que você pode criar é a pilha de lixo. Você não é obrigado a jogar fora uma pilha de sua papelada, mas deve separar os papéis sem importância das outras pilhas. Você pode até mesmo montar uma pilha variada onde papéis aleatórios podem ir.
Se você tem 100% de certeza de que não precisa de papelada e não consegue traçar um link viável para outro documento, descarte-os. Verifique com seus superiores se você tem permissão para jogar alguma coisa fora antes de prosseguir com algo
Etapa 5. Use pastas de papel manilha
Mantenha as coisas simples para você usando pastas de papel manila baratas. Isso não prejudicará seus fundos e permitirá que você execute qualquer sistema de arquivamento que desejar. Você pode obter um pacote de pastas de papel manilha em qualquer loja de materiais de escritório.
Etapa 6. Transfira suas pilhas
Use as pilhas que você estabeleceu anteriormente para servir de guia para suas pastas. Certifique-se de que o conteúdo de cada pasta também seja organizado. Você pode organizar o conteúdo de um arquivo com base na importância de cada artigo ou por cronologia.
- Evite organizar o conteúdo de um arquivo com base no alfabeto. A organização alfabética funciona com mais eficiência para organizar grupos de arquivos.
- Coloque as pastas de papel manilha em um arquivo à medida que as preenche.
Método 2 de 3: Criando um sistema adequado para você
Etapa 1. Use um sistema de arquivamento em ordem alfabética
Um sistema de arquivamento em ordem alfabética funciona bem quando você precisa recuperar nomes de pessoas, clientes, autores, nomes de filmes, livros, etc. Contanto que você use termos fáceis de recuperar, um sistema de arquivamento em ordem alfabética costuma ser o sistema mais fácil de usar.
- A melhor maneira de arquivar e recuperar arquivos é rotular cada arquivo. As pastas Manila têm uma guia extra projetada para rotular arquivos que tornará o processo de recuperação mais fácil.
- Se você estiver lidando com clientes, é mais eficiente colocar em ordem alfabética pelo sobrenome.
- Se você tiver muitos arquivos, considere criar seções de cartas para ajudá-lo a organizá-los. As divisórias de seção são grandes e contêm apenas uma letra. Você também pode dividir as letras em pares como “A-D” ou “F-K”.
Etapa 2. Use uma ordem por tópicos
Quando você trabalha ou estuda em uma variedade de áreas disciplinares, uma disciplina ou ordem de tópicos pode ser uma maneira muito útil de recuperar informações. Por exemplo, se você estuda direito, pode ter títulos de matérias de contrato, direito constitucional, delitos, direito administrativo, direito internacional, etc.
- A melhor maneira de organizar as informações do tópico é por meio de divisores de seção. Identifique os divisores de seção com base no conteúdo, como "Lei administrativa".
- Este sistema funciona melhor se você tiver vários tópicos diferentes. Do contrário, você ficará com uma ou duas divisórias e não muito de um sistema organizado.
Etapa 3. Experimente o arquivamento numérico
Este tipo de sistema de arquivamento é ideal para arquivos que contenham datas ou números. Por exemplo, se você tiver faturas, recibos, eventos datados, etc., o sistema numérico pode tornar um sistema fácil de localizar novamente. Você também pode considerar a rotulagem de mês e ano para esta opção. Para aqueles que trabalham em um ambiente que usa a numeração para documentos, como arquivos médicos, documentos legislativos, processos judiciais, etc., a numeração é um método de recuperação útil.
- Use este sistema apenas se você se sentir confortável em visualizar vários números e puder recuperar informações desses números.
- Marque nas guias de arquivamento os números ou datas e organize com base no valor numerado. Comece com “1” e faça com que os seguintes números aumentem o valor.
- Se você estiver entrando com meses, comece com janeiro e avance, em ordem, até dezembro. Você se beneficiará com divisores de seção para cada mês.
Etapa 4. Use codificação de cores
Isso é ótimo para arquivamento criativo e é especialmente eficaz para aqueles com boa memória visual. Pode ajudar a cruzar referências de assuntos diferentes com base na codificação de cores. Você pode codificar por cores qualquer uma das técnicas de arquivamento mencionadas acima. Você também pode usar uma combinação de sistemas de organização emparelhando códigos de cores com outro sistema.
- Uma das maneiras mais fáceis de adicionar cor ao seu método de preenchimento estabelecido é usando marcadores. Você pode comprar uma variedade de pacotes de marcadores em qualquer loja de materiais de escritório.
- Outra maneira de implementar a codificação de cores é usar uma variedade de pastas coloridas.
Etapa 5. Use um sistema de frequência
Isso funciona bem para itens que você usa o tempo todo, mas não deve ser um sistema independente. Ele precisa se alimentar de outro sistema, por exemplo, o sistema alfabético. Adicione as informações usadas com frequência a um espaço agrupado em sua área de arquivamento para que possam ser recuperadas rapidamente, como na frente de uma gaveta de arquivo.
Você precisa ter cuidado para não ficar desorganizado usando este sistema. Manter o projeto em que você está trabalhando na frente nem sempre garante uma organização eficiente
Método 3 de 3: Mantendo um Sistema Organizado
Etapa 1. Arquive a papelada imediatamente
Uma maneira de garantir que seu sistema de arquivamento funcione com eficiência é arquivando o papel enquanto você o processa. O sistema de arquivamento não funcionará se você adiar os papéis de arquivamento. Adquirir o hábito de arquivar papéis também ajudará em sua produtividade e fluxo de trabalho.
Etapa 2. Mantenha seu espaço atualizado
A cada dois meses, você deve examinar seu sistema de arquivamento e fazer uma varredura rápida. Você não é obrigado a revisar todos os seus papéis, como fez para a organização inicial. Verifique todos os arquivos e certifique-se de que tudo está organizado e no lugar certo.
Após os primeiros meses, você também pode refletir se o sistema que escolheu está funcionando para você
Etapa 3. Limpe seu espaço
Uma vez por ano, você deve fazer uma limpeza maior do seu espaço de trabalho. Você pode ter alguns arquivos que usa regularmente, mas agora deve examinar os outros arquivos que usa menos. Abra os arquivos que você usa menos e leia todos os seus documentos para ver se há alguma papelada desnecessária.
Retire todas as limas e limpe o arquivo com uma toalha úmida para remover o acúmulo de poeira
Pontas
- Esses princípios também podem ser aplicados a computadores ou outros agrupamentos de arquivamento eletrônico.
- Use um índice para arquivos não colocados em ordem alfabética. Isso deve ser organizado em ordem alfabética para que você possa localizar rapidamente seus arquivos de qualquer maneira. Coloque este índice na frente do arquivo.
- Comece limpando e classificando suas pilhas de papéis e use post-its para classificar em categorias e, em seguida, em subcategorias.
- É útil ter um arquivo diverso para itens que não cabem perfeitamente em nenhum outro lugar.
