Poucas coisas são mais importantes para um escritório em funcionamento do que um sistema de arquivamento que funciona. Quer você seja o único acessando arquivos ou compartilhe com uma equipe, o sistema de arquivamento que você escolher deve ser organizado para que todos possam encontrar o que procuram. Se o sistema de arquivamento for difícil de usar, você se pendurará nos papéis com medo de perdê-los nos arquivos e logo terá pilhas de papéis cobrindo sua mesa.
Passos
Etapa 1. Escolha um sistema de arquivamento
Seja o que for, deve fazer sentido, para que você saiba exatamente onde está cada pedaço de papel. Suas opções são:
- Em ordem alfabética. Este sistema é melhor quando a maioria dos seus arquivos são nomes de clientes, pacientes ou clientes.
- Assunto ou categoria: a maioria dos sistemas de arquivos é organizada por assunto ou categoria, o que funciona bem quando configurado corretamente, mas também pode ser mais confuso quando não está.
- Numérico / cronológico. Isso é melhor quando seus arquivos consistem principalmente de material numerado ou datado, como ordens de compra ou recibos.
Etapa 2. Encha suas gavetas de arquivo com pastas suspensas
As pastas suspensas nunca serão retiradas, servindo de espaço para os envelopes de papel manilha que irá retirar da gaveta.
Etapa 3. Organize seus papéis em pilhas por categoria
Se uma pilha atingir mais de 2,5 ou 5 centímetros de altura, divida-a em subcategorias. Se uma pilha for muito fina, combine-a com outra pilha e renomeie-a. Os nomes das pilhas devem facilitar a determinação de em qual pilha cada pedaço de papel vai.
Etapa 4. Coloque cada pilha em uma pasta de papel manilha e etiquete-a claramente
É melhor usar pastas com guias no centro, em vez de escalonadas, porque isso faz com que os arquivos pareçam mais organizados.
Etapa 5. Coloque as pastas de papel manilha nas pastas suspensas
Para a maioria dos arquivos, as pastas suspensas normais funcionarão, mas para arquivos grossos ou arquivos que você teve que dividir em subcategorias, use as pastas na parte inferior da caixa. Você pode organizar as pastas como quiser, mas a maioria das pessoas usa um sistema alfabético neste momento.
Etapa 6. Rotule as pastas suspensas com os mesmos nomes das pastas manila
Coloque todas as abas de plástico à esquerda da pasta, a menos que você esteja usando um arquivo lateral. Para arquivos laterais, que funcionam da esquerda para a direita quando você abre a gaveta, em vez de da frente para trás, coloque as guias no lado direito.
Etapa 7. Coloque um estoque de pastas suspensas e pardas perto dos arquivos para que possa adicionar facilmente uma pasta se encontrar um pedaço de papel que não pertença a uma pasta existente
Evite pastas muito grossas ou muito finas. Você também pode querer rotular novamente as pastas e redistribuir os papéis, se decidir que precisa recategorizá-las.
Etapa 8. No final do ano, remova todas as pastas, rotule as pastas de papel manilha com os mesmos nomes de categoria e coloque-as nos arquivos
Percorra as pastas antigas para ver se algo precisa ser transferido para os arquivos atuais e coloque o restante em seu arquivo.
Pontas
Você pode ficar tentado a codificar seus arquivos com cores, usar o computador para imprimir etiquetas de arquivo ou torná-los mais atraentes. No entanto, quando você precisa fazer uma alteração, como adicionar uma única pasta, não ficará satisfeito se descobrir que não encontrou as pastas com a cor certa ou se precisar escrever uma etiqueta de arquivo à mão. É melhor manter as coisas simples
Avisos
- Nunca crie uma pilha diversa para o que você não pode categorizar, porque tudo vai acabar lá.
- Depois de estabelecer um sistema de arquivamento, você deve acompanhá-lo. Reserve um tempo todos os dias para pegar papéis de sua mesa e arquivá-los. Resista à tentação de colocar uma cesta de arquivamento grande em cima de seus arquivos, porque você apenas o preencherá e ele se tornará outro arquivo.
