Uma Declaração de Trabalho (SOW) é um documento (e, geralmente, um contrato legal) que formaliza o entendimento entre um contratante e um cliente. Para cada projeto, o SOW especifica os serviços específicos a serem entregues (geralmente, divididos em tarefas separadas a serem realizadas), o tempo em que essas tarefas e serviços devem ser executados e o valor e as datas de vencimento para o pagamento. Seu objetivo básico é servir como um roteiro para o projeto e documentar as expectativas das partes. Deve ser uma descrição clara e simples em inglês de "Por quê", "Quem", "O que", "Como", "Quando", "Onde" e "Quanto?"
Passos
Método 1 de 2: Seguindo as Diretrizes Gerais
Etapa 1. Escreva o SOW antes de iniciar o trabalho
O SOW geralmente é criado após a conclusão das negociações do contrato principal, mas antes do início de qualquer trabalho em um projeto. Às vezes, porém (especialmente com projetos urgentes), as negociações podem continuar após o início do trabalho e o SOW não é finalizado até que o projeto esteja bem encaminhado.
Etapa 2. Pesquise o formato SOW necessário
Não existe um único SOW padrão, pois diferentes setores e projetos têm diferentes entregas e fluxos de trabalho. Um bom SOW é um SOW personalizado.
Etapa 3. Faça certo da primeira vez
Embora o SOW original em si geralmente não seja revisado, um contrato paralelo separado, denominado Pedido de Alteração, normalmente é usado para modificar os termos do SOW. É uma boa ideia incluir um formulário de requisição de mudança em branco com o SOW. Lembre-se de que as requisições de mudança podem aumentar o custo do projeto. Um SOW bem escrito pode ajudar a reduzir a necessidade de uma requisição de mudança. Nenhum cliente deseja estar em uma posição em que suas expectativas específicas fiquem sem documentação, o que pode levar a atrasos, aumento no custo total ou insatisfação.
Método 2 de 2: Estilo de masterização e especificações em SOWs
Etapa 1. Incluir o objetivo
Esta seção responde à pergunta “Por quê?” É uma visão geral de alto nível do projeto e seus objetivos. Descrições gerais são aceitáveis ao elaborar esta "visão panorâmica" do projeto, mas evite linguagem que possa ser interpretada de mais de uma maneira. Seja claro; descrever objetivos mensuráveis e alcançáveis que podem ser realizados de forma realista no período de tempo especificado.
Etapa 2. Inclua uma discussão sobre o Escopo
Esta seção fornece uma declaração definitiva (sem opções ou alternativas) de "O quê?" e como?" Qual é o trabalho? Como isso será realizado? Ou, frequentemente, o que NÃO é o trabalho e o que NÃO será realizado. Quais são as suposições? Quais entregas (itens que o contratante apresenta a um cliente para revisão e aprovação) estão sendo produzidos? O que, além das entregas, deve acontecer administrativamente (gerenciamento de projetos) em termos de relatórios de progresso, controle de tempo e outras comunicações.
Etapa 3. Adicionar local, se possível
Esta seção opcional descreve onde o trabalho será executado (se relevante).
Etapa 4. Incluir um prazo
Esta seção opcional especifica o tempo total permitido para a conclusão do projeto, o máximo de horas faturáveis por período de tempo e tempos específicos para revisões formais ou outros marcos do projeto.
Etapa 5. Defina a programação
Esta seção indica quais tarefas devem ser concluídas em que data / hora e quem é responsável por fazer isso acontecer. As descrições de tarefas e resultados (principalmente entregas) devem ser detalhadas, inequívocas e diretas para que sejam fáceis de entender. Além das entregas, a programação pode conter entradas para Teste de Garantia de Qualidade, Teste de Consumidor e Relatórios de Progresso.
- Embora o cronograma deva ser específico, não se concentre no "Como", pois isso pode colocar muitos obstáculos à conclusão bem-sucedida do projeto. Uma descrição básica da metodologia necessária a ser usada é suficiente.
- O cronograma geralmente incorpora detalhes de critérios de aceitação (para medir a qualidade do resultado) e marcos de pagamento (geralmente após a aceitação de entregas-chave), embora possam ser descritos em uma seção separada e diferente.
Etapa 6. Inclua uma seção sobre Aceitação
Esta seção descreve o mecanismo de como as partes determinarão se o produto ou serviço é aceitável. Os critérios podem variar de padrões de qualidade mensuráveis a um número especificado de testes, mas em qualquer caso devem ser adequados para avaliação objetiva.
Etapa 7. Especifique os padrões
Esta seção descreve todos os padrões da indústria que devem ser atendidos para cumprir o contrato. Em vez de reproduzir fisicamente os padrões da indústria no SOW, referenciar especificamente um conjunto de padrões é suficiente.
Etapa 8. Inclua todos os requisitos de força de trabalho
Esta seção especifica quaisquer requisitos especiais de força de trabalho, por exemplo, número de funcionários que trabalham no projeto, requisitos de educação (graus ou certificações).
Etapa 9. Observe o preço
Esta seção aborda a questão de "Quanto?" O pagamento é uma taxa fixa? Como as despesas / custos influenciam? O pagamento será feito à vista ou parcelado? Qual é o cronograma de pagamento? Existem marcos de pagamento?
Etapa 10. Inclua quaisquer suposições
A maioria dos projetos é permeada por várias incógnitas, para as quais as partes devem fazer uma variedade de suposições. Em essência, as premissas são as condições que o contratante espera que existam para concluir o projeto de acordo com os termos do SOW. Por exemplo, o contratante pode presumir que seus funcionários terão acesso à rede de computadores do cliente para instalar o software de entrega. A seção de premissas deve identificar o maior número possível de premissas e estabelecer um plano de contingência ou as consequências caso as premissas falhem.
Etapa 11. Incluir parâmetros para gerenciamento de projetos
Esta seção descreve o processo de monitoramento do andamento do projeto. Inclui itens como: reuniões semanais, relatórios de status regulares, relatórios de progresso regulares e reuniões da equipe de gerenciamento de projetos. Esta seção também é um bom lugar para descrever quaisquer obrigações adicionais que possam decorrer do projeto, como manutenção e reparo após o projeto inicial e / ou instalação.
Pontas
- Se aplicável, geralmente é do interesse do cliente reter uma parte do pagamento final até que todas as entregas sejam mostradas para trabalhar em conjunto.
- Geralmente, um SOW bem elaborado não deve fazer referência a nenhum documento externo (além dos padrões da indústria).
- Certifique-se de capturar todas as promessas feitas durante os argumentos de venda e negociações de contrato em seu SOW antes que o projeto comece.
- Ao detalhar a programação, use uma linguagem de calendário que permita alguma flexibilidade. Por exemplo, “dois meses após X, Q. A. o teste será concluído”, em vez de“Em 5 de junho, Q. A. o teste será concluído.” Isso permite que o projeto prossiga sem problemas (sem requisições de mudança) caso haja um atraso no início do processo.
- A SOW pode ser designada como "Confidencial". Se for, a SOW deve conter uma breve seção descrevendo as consequências (geralmente uma penalidade monetária fixa) para qualquer violação de confidencialidade.
