Arquivar muitas vezes é uma tarefa necessária para o trabalho e em casa. Se você pular o arquivamento por muito tempo, poderá acumular uma grande pilha de papel que levará horas ou até dias para separar. Para manter sua caixa de entrada livre de confusão, examine todos os papéis que você recebe diariamente. Em seguida, crie um sistema de arquivamento que funcione para você. Use seu sistema para classificar papéis para que você possa acessar documentos importantes facilmente sempre que precisar!
Passos
Método 1 de 3: lidando com seu influxo diário de papel
Etapa 1. Crie uma caixa de entrada central para armazenar os papéis até que você possa classificá-los
Uma caixa de entrada central é onde você coloca todos os papéis que passam pela sua mesa ou caixa de correio todos os dias. Isso pode ajudá-lo a se manter organizado até que tenha tempo para classificar e manusear cada item.
- Você pode usar uma pequena caixa de papelão como caixa de entrada central ou obter uma caixa, cesta ou bandeja especial para esse fim.
- Coloque a caixa no canto da escrivaninha, em uma mesa perto da porta da frente ou em outro lugar visível para que você não se esqueça dela.
Etapa 2. Leia a caixa de entrada diariamente e reserve os itens importantes
Examine cada um dos itens em sua caixa de entrada uma vez por dia para procurar itens que requerem sua atenção imediata. Isso pode incluir contas que vencem em breve, convites para festas ou formulários urgentes. Deixe esses itens de lado para que você possa cuidar deles imediatamente.
Você pode querer uma segunda caixa em uma cor diferente da primeira caixa para colocar os itens urgentes. Por exemplo, você pode obter uma caixa vermelha para indicar que se trata de itens urgentes
Etapa 3. Coloque os itens que deseja arquivar em uma caixa de arquivamento
Mantenha uma terceira caixa ao lado da caixa de entrada central e da caixa de urgência. Use-o como seu ponto de coleta para itens que deseja arquivar. Isso o ajudará a mantê-los organizados até que esteja pronto para arquivá-los.
Certifique-se de que esta caixa seja de uma cor diferente das outras caixas. Caso contrário, você pode confundir as caixas
Etapa 4. Jogue os itens desnecessários em uma lixeira de papel
Qualquer lixo eletrônico ou outros itens não essenciais que acabem na sua caixa de entrada podem ir direto para a lixeira. Identifique esses itens conforme você vasculha os documentos e mova-os para a lixeira imediatamente para ajudar a manter a desordem da caixa de entrada livre.
- Mantenha sua lixeira no chão para não confundi-la com suas outras caixas.
- Se algum dos itens desnecessários contiver informações pessoais, destrua-os antes de descartá-los.
Método 2 de 3: Escolha de um sistema de arquivamento
Etapa 1. Designe um arquivo mensal e diário se você tiver muitas tarefas para gerenciar
Isso é conhecido como sistema de arquivo Tickler e é uma ótima maneira de controlar o que você precisa fazer todos os dias. Designe uma pasta de arquivo para cada mês e uma pasta para cada dia do mês. Em seguida, insira itens nos arquivos. Arquive os itens de acordo com as datas em que você precisa trabalhar neles.
Por exemplo, se você precisar pagar uma conta em 23 de setembro, insira a conta na pasta dessa data
Etapa 2. Arquive as pastas em ordem alfabética para manter os documentos importantes à mão
O arquivamento alfabético é útil para localizar arquivos de pessoas, empresas ou assuntos específicos. Isso pode ser ideal se você tiver muitos clientes e quiser manter um arquivo sobre cada um, ou se quiser uma maneira simples de gerenciar o arquivamento doméstico.
- Certifique-se de colocar o sobrenome das pessoas primeiro nas etiquetas dos arquivos, como “Jones, Susan” ou “Watson, David”.
- Ignore palavras como “O”, “A” e “An” ao preencher pelo nome da empresa. Por exemplo, se você tem um cliente cujo negócio se chama “A Deusa do Bolo”, arquive de acordo com o “C” em “Bolo” e ignore o “T” em “O” ao arquivar.
Etapa 3. Escolha um sistema de arquivamento numérico para as necessidades de arquivamento de curto prazo
Se você tiver um projeto de curto prazo do qual deseja manter registros, um sistema de arquivamento numérico pode funcionar melhor. Isso ocorre quando você atribui um número a cada documento e o arquiva de acordo com o número. No entanto, lembre-se de que você também terá que controlar qual documento corresponde a qual número, por exemplo, usando uma planilha.
- Por exemplo, você pode atribuir todos os itens recebidos durante a semana de 14 de março a uma pasta de arquivo denominada 1, a seguir todos os itens da semana de 21 de março em um arquivo denominado 2 e assim por diante.
- Outra opção é rotular os arquivos por data e organizá-los cronologicamente. Por exemplo, itens recebidos em 2 de maio de 2018 podem ser mantidos em um arquivo denominado 2018-05-02.
Etapa 4. Codifique seus arquivos com cores para tornar a localização de itens rápida e fácil
Designe uma cor para cada categoria de seus arquivos. Isso o ajudará a localizar uma categoria de arquivos rapidamente.
- Por exemplo, use vermelho para contas médicas, azul para impostos e verde para seguros.
- Para codificar com cores os arquivos numéricos ou alfabéticos, atribua uma cor a um intervalo numérico ou alfabético, como tornar os arquivos 1-25 ou A-G verdes, 25-50 ou H-M roxo e 50-75 ou N-R amarelo.
Etapa 5. Inclua informações adicionais relevantes na pasta de arquivos
Adicionar informações adicionais para descrever o conteúdo do arquivo ou qualquer ação necessária também ajudará a tornar seu sistema de arquivamento mais eficiente. Para fazer isso, você pode querer adicionar um ou mais dos seguintes itens:
- Número ou nome do arquivo
- Título do arquivo
- Data em que o arquivo foi aberto e fechado
- Nome do departamento ou equipe
- Número de registro do computador
- Data de descarte e método de descarte
Método 3 de 3: Organização de documentos em arquivos
Etapa 1. Coloque o documento mais recente em cima do arquivo
Use a data listada no documento para ajudá-lo a fazer isso. Depois de ter seus papéis prontos para arquivar e seu sistema de arquivamento configurado, você pode começar a colocar os itens nos arquivos. Sempre certifique-se de manter os documentos mais recentes de cada arquivo no topo para que sejam fáceis de acessar.
Por exemplo, se você tem um arquivo para o seguro do seu imóvel, então você gostaria de colocar o registro mais recente do seguro do seu imóvel pago no topo do arquivo
Etapa 2. Mantenha os anexos com os documentos aos quais se relacionam
Se você tiver recibos relevantes ou outros documentos que precisam ser mantidos junto com outro documento, certifique-se de mantê-los juntos no mesmo arquivo. Você pode até querer grampear ou prender os anexos no verso do documento.
Por exemplo, se você tem um recibo de pagamento da conta de luz, grampeie-o atrás da conta para o caso de precisar fazer referência a ela
Etapa 3. Coloque documentos grandes em envelopes separados
Você pode arquivar esses envelopes atrás dos arquivos aos quais eles estão relacionados. Certifique-se de incluir uma descrição do conteúdo na frente do envelope. Isso ajudará a eliminar a desordem em seus arquivos e a melhorar a eficiência do sistema de arquivamento.
Por exemplo, se você tiver as plantas de um projeto em que está trabalhando, pode colocá-las em um envelope grande
Etapa 4. Arquive o documento original e descarte todas as cópias
Não preencher duplicatas ajudará a evitar confusão quando você estiver procurando por um item em seus arquivos. Se você encontrar duplicatas, descarte-as e arquive apenas o documento original.
Se você não tiver certeza de qual documento é o original, talvez seja necessário arquivar os dois itens para ter certeza de que possui o original. No entanto, tente não fazer isso com muita frequência ou seus arquivos ficarão em massa rapidamente
Pontas
- Se você não tiver certeza se deve ou não arquivar ou reciclar um item, guarde-o por 30 dias e reavalie-o.
- A digitalização de documentos não essenciais é outra boa maneira de limpar a confusão de papel e, ao mesmo tempo, manter as informações em um documento, caso você precise.
