Tanto os indivíduos quanto os proprietários de pequenas empresas costumam contratar empreiteiros independentes para ajudar a concluir projetos de curto e longo prazo. Com um contratante independente, você não precisa se preocupar com a retenção de impostos sobre a folha de pagamento. Para contratar um autônomo, elabore um contrato que defina claramente seu relacionamento e o trabalho que a pessoa executará para você. Assim que o seu empreiteiro tiver concluído o trabalho, certifique-se de preencher os formulários fiscais apropriados e de fazer todos os pagamentos necessários para a cobertura de indenização trabalhista.
Passos
Método 1 de 3: Celebração de um contrato legal
Etapa 1. Pesquise online por formulários ou modelos
Ao redigir um contrato para contratar um empreiteiro independente, você não precisa começar do zero. Agências governamentais, escritórios de advocacia e outros serviços jurídicos têm formulários gratuitos disponíveis que você pode copiar e adaptar às suas necessidades.
- Um modelo projetado para empreiteiros independentes no mesmo setor será mais fácil de se adaptar. Por exemplo, se você está contratando um redator autônomo para produzir conteúdo para o seu site, não precisa necessariamente usar um modelo de contrato desenvolvido para empreiteiros de construção.
- O ideal é encontrar um contrato elaborado para ser usado no estado em que você mora (ou onde o trabalho será executado) e redigido ou revisado por um advogado.
Etapa 2. Identifique as partes do acordo
Seu contrato deve incluir seus nomes legais e de seu contratante independente. Se o contratado independente tiver uma LLC ou corporação, use o nome legal da empresa em vez do nome individual do contratante.
Em contratos, é comum soletrar os nomes legais uma vez no início e se referir às partes por títulos genéricos ao longo do restante do contrato. Por exemplo, você pode se referir a si mesmo como "cliente" e o contratante independente como "contratante"
Etapa 3. Inclua um período de tempo específico
Geralmente, quando você contrata um empreiteiro independente, você só precisa dos serviços deles por um curto período de tempo. O contrato deve indicar especificamente quando a relação contratual começa e quando terminará.
- Mesmo que pretenda que o contrato termine quando o trabalho for concluído, você ainda deseja um prazo contratual dentro do qual o trabalho deve ser concluído.
- Se você pretende que o relacionamento seja de longo prazo, verifique a legislação do seu estado ou consulte um advogado trabalhista para descobrir se há alguma limitação no seu estado em relação à duração dos contratos.
Etapa 4. Descreva o trabalho a ser executado
Seu contrato deve incluir uma seção que estabeleça especificamente o que o empreiteiro fará por você, incluindo o que ele será responsável e como seu desempenho será avaliado.
- Se o contratado for obrigado a usar qualquer uma de suas próprias ferramentas ou recursos, inclua essas informações em sua descrição do trabalho.
- Inclua todas as informações sobre como o trabalho concluído será enviado ou entregue a você, se necessário.
Etapa 5. Forneça as condições de pagamento
Uma seção de seu contrato deve estabelecer especificamente quanto o contratante está sendo pago por seus serviços, bem como quando e como você está fazendo o pagamento. Inclua todas as condições que deseja colocar no pagamento final.
- Por exemplo, se estiver contratando um empreiteiro para reformar sua cozinha, você poderá fazer o pagamento final ao empreiteiro, dependendo da aprovação da obra na inspeção.
- Inclui o método de pagamento. Se você estiver pagando por meio de um serviço de terceiros que cobra taxas, seu contrato deve indicar se você ou o contratante é responsável pelo pagamento dessas taxas.
Etapa 6. Defina a pessoa como um contratante independente
Todos os acordos de contratado independente incluem linguagem jurídica afirmando que a pessoa é um contratado independente e não seu empregado. Pode incluir uma breve descrição das responsabilidades que o contratante tem como resultado desse relacionamento.
- Em alguns casos, pode ser suficiente simplesmente incluir uma declaração que diga "Na prestação de serviços sob este contrato, as partes concordam que o Contratado é um contratante independente e não um funcionário do Cliente."
- Alguns estados podem exigir uma linguagem específica para criar uma relação de contratante independente. Certifique-se de que qualquer formulário ou modelo usado seja legalmente válido em seu estado.
Etapa 7. Faça com que o contrato seja assinado antes do início do trabalho
Assinar o contrato antes que o contratante independente comece a trabalhar para você garante que o contrato regerá legalmente o trabalho executado. Se o empreiteiro começar a trabalhar antes de assinar o contrato, ele pode mais tarde argumentar que concordou com algo diferente.
Você e o contratante devem assinar o contrato. Depois que todas as assinaturas estiverem no lugar, faça cópias do contrato assinado para o contratante e seus próprios registros
Método 2 de 3: Cuidando de Assuntos Tributários
Etapa 1. Use o Formulário SS-8 para obter uma determinação formal do IRS
Se você tiver alguma dúvida sobre se a pessoa que você contratou será classificada como um contratante independente ou um funcionário, o IRS fará uma determinação para você.
- Simplesmente chamar a pessoa de contratante independente pode não ser suficiente. O IRS avalia os fatos em 3 categorias gerais - controle comportamental, controle financeiro e tipo de relacionamento - para determinar se alguém é um contratante independente.
- Você ou o contratado podem preencher o Formulário SS-8 a qualquer momento. Você define os fatos sobre o relacionamento no formulário e, em seguida, o IRS avalia esses fatos e decide se a pessoa é um contratante independente ou empregado.
- Se você pretende preencher o Formulário SS-8, faça-o o mais rápido possível. Pode levar até 6 meses para o IRS avaliar o formulário e fazer uma determinação.
Etapa 2. Peça ao empreiteiro que preencha o Formulário W-9
O formulário W-9 é usado para obter o nome legal completo do contratante independente e o número de identificação fiscal. O número de identificação fiscal do contratante pode ser o número do Seguro Social ou um número de identificação do empregador (EIN).
Quando o contratante devolver o W-9 a você, mantenha-o em seus arquivos por pelo menos 4 anos. Pode ser necessário mostrá-lo ao IRS se houver alguma dúvida com seus impostos
Etapa 3. Apresentar o formulário 1099-MISC se você pagar ao contratante mais de $ 600
Quando você paga um contratado independente, deve enviar um retorno informativo ao IRS informando quanto você pagou a eles. Na verdade, o pagamento de impostos sobre essa receita é de responsabilidade do contratante.
Você também pode preencher um formulário 1099 e enviá-lo ao funcionário, embora não seja obrigado a fazê-lo
Etapa 4. Arquive todos os relatórios necessários ao seu estado
Principalmente se você for uma pequena empresa, poderá ser obrigado a apresentar relatórios informativos aos departamentos trabalhista e tributário de seu estado, caso contrate empreiteiros independentes.
- Para descobrir quais relatórios são necessários, verifique com a repartição de finanças do seu estado ou a agência de empregos do seu estado.
- Os estados podem ter regras diferentes do IRS sobre se um trabalhador é classificado como um contratante independente ou um empregado para impostos ou outros fins. Descubra no departamento de trabalho do seu estado ou fale com um advogado trabalhista local.
Etapa 5. Verifique a lei do seu estado em relação à cobertura de compensação dos trabalhadores
Em alguns estados, você deve pagar pela cobertura de compensação dos trabalhadores para contratados independentes. Para saber com certeza, entre em contato com o departamento de trabalho do seu estado.
Normalmente, você pode usar o site do departamento para descobrir se é obrigado a pagar indenizações trabalhistas. Pode haver uma lista de fatores a serem considerados ou uma ferramenta que você pode usar para avaliar rapidamente se precisa pagar pela cobertura de compensação dos trabalhadores
Método 3 de 3: Escolha de um empreiteiro independente para contratar
Etapa 1. Identifique o que você precisa do seu contratante independente
Antes de começar a procurar um empreiteiro independente, dedique algum tempo para descobrir exatamente quais habilidades eles precisam para concluir o trabalho que você tem para eles.
- Contratar um empreiteiro independente pode ser diferente de contratar um empreiteiro para um trabalho de construção ou outra posição de trabalho. Seus métodos para avaliar suas habilidades e experiência também serão diferentes.
- Por exemplo, se você deseja que alguém escreva conteúdo para o site da sua empresa, você pode pedir uma amostra da redação para avaliação. Se você também deseja que eles desenvolvam suas páginas de conteúdo, por outro lado, você pode procurar por educação ou certificações em web design.
Etapa 2. Peça referências a amigos ou colegas
Se alguém que você conhece e em que confia recentemente contratou um empreiteiro independente por motivos semelhantes, pergunte quem ele contratou. Uma referência pode economizar muito tempo e dinheiro ao verificar o histórico de alguém.
- Descubra que tipo de trabalho o autônomo geralmente faz e quanto seu amigo ou colega pagou a ele.
- Pergunte especificamente se seu amigo ou colega tem alguma reserva em recomendar o contratante independente ou se eles tiveram algum problema. Uma questão que não foi um problema para eles pode ser um obstáculo para você.
Etapa 3. Faça uma verificação completa dos antecedentes
Mesmo que um contratante independente tenha sido recomendado a você, verifique as avaliações do contratante e descubra tudo o que puder sobre sua reputação no setor. Pesquise online para encontrar o site deles. Se eles têm um portfólio de projetos recentes, pode dar uma ideia se eles funcionariam bem para você.
- Se eles tiverem quaisquer licenças ou certificações, verifique com a agência que emitiu a licença ou certificação e certifique-se de que é válida e está em boas condições.
- Existem vários sites, como Upwork e Guru, onde você pode anunciar trabalhos para contratantes independentes e freelancers. Normalmente, empreiteiros independentes fazem lances em seu projeto e você pode selecionar aquele que deseja usar.
Etapa 4. Entreviste pelo menos 3 contratados independentes
Falar com várias pessoas não só ajuda você a encontrar o empreiteiro independente mais qualificado para lidar com seu projeto, mas também permite que você execute o trabalho pelo preço certo. Tenha em mente que você está disposto a pagar pela obra e permita que empreiteiros apresentem propostas para o projeto.
- Faça perguntas sobre sua experiência anterior e especialização no assunto. Descubra se eles concluíram projetos semelhantes ao seu.
- Obtenha os nomes de clientes anteriores com projetos semelhantes ao seu, que você pode contatar sobre o empreiteiro.
Etapa 5. Discuta o projeto em detalhes
Seu contratante independente deve ter uma boa ideia antecipada de exatamente que trabalho você deseja que ele conclua, de quais aspectos do trabalho ele será responsável e quanto tempo o trabalho deve durar.
- Principalmente se eles estiverem trabalhando para outros clientes, tenha uma boa ideia de quantas horas por dia (ou semana) eles podem dedicar ao seu projeto. Se você precisar que eles estejam disponíveis em horários específicos, informe-os.
- Seja claro sobre suas expectativas para o projeto e seus objetivos de conclusão. Se eles forem obrigados a trazer suas próprias ferramentas ou recursos para concluir o projeto, informe-os com antecedência.
